ERP SaaS

¿Qué es ERP SaaS?

ERP SaaS es un tipo de software de planificación de recursos empresariales basado en la nube que se ejecuta en los servidores del proveedor o servidores del proveedor de la nube, se vende mediante suscripción y se entrega como un servicio a través de Internet.

El ERP basado en software como servicio (SaaS) suele emplear una arquitectura SaaS multiusuario, en la que varios compradores comparten la misma instancia o copia del software, la infraestructura subyacente y la base de datos, pero con los datos de cada inquilino separados de forma segura. El proveedor controla cuándo se actualiza el software, normalmente trimestralmente, y todos los usuarios reciben las actualizaciones al mismo tiempo. Las características del software están estandarizadas para todos y, por lo general, no se pueden personalizar fácilmente.

El ERP SaaS también puede ofrecerse en modo de inquilino único, en el que cada cliente obtiene su propia instancia del software y la base de datos y, por lo general, tiene cierto control sobre las actualizaciones y la personalización. Las empresas suelen elegir el ERP SaaS de inquilino único para adaptarse a su política de privacidad o para cumplir con las regulaciones gubernamentales sobre privacidad y seguridad de los datos.

Diferencias entre ERP SaaS, ERP en la nube y ERP local

El ERP es un sistema de software modular diseñado para integrar los procesos de negocio de una organización, como la contabilidad, la gestión del capital humano y las adquisiciones, con una base de datos central para almacenar y compartir información entre módulos. Independientemente de si se ejecuta in situ en las computadoras en red del propietario o en servidores remotos externos en la nube, el ERP digitaliza y estandariza los registros y transacciones comerciales, mejora la comunicación entre departamentos, acelera los procesos comerciales, integra más estrechamente a los clientes, proveedores y socios y mejora la precisión de los datos.

El ERP SaaS es un subconjunto del ERP en la nube y los términos se confunden a menudo. El término ERP en la nube se usa mucho más comúnmente y los proveedores que solo venden ERP SaaS a menudo lo comercializan como ERP en la nube. Sin embargo, no todos los ERP en la nube son SaaS y otros tipos de ERP en la nube difieren en aspectos importantes, principalmente en la falta de multiusuario y actualizaciones periódicas iniciadas por el proveedor.

El ERP en la nube también incluye la nube privada, normalmente una única instancia del software local que se ejecuta en la nube del proveedor del ERP o en la de un proveedor de servicios de nube pública como AWS o Microsoft Azure. El propietario del ERP decide cuándo actualizar el software y tiene cierto control y responsabilidad sobre la infraestructura. También es posible que el propietario del ERP ejecute su nube privada internamente en su propia infraestructura de nube.

El ERP alojado es otro nombre común para el ERP local al que se accede de forma remota y que se ejecuta en los centros de datos de un proveedor externo. Si bien algunos proveedores lo comercializan como nube, el ERP alojado generalmente carece del bajo costo, la compartición de recursos y la facilidad de implementación que distinguen al SaaS multiusuario. Sin embargo, tiene muchos de los beneficios del ERP local, como la capacidad de personalización y el control sobre el momento de las actualizaciones. También ofrece algunas ventajas clave de la infraestructura en la nube, incluidos los precios de suscripción y la capacidad de ajustar los recursos informáticos para satisfacer las necesidades cambiantes.

El código de programa de los productos ERP SaaS es otro factor diferenciador. Los proveedores de ERP que ofrecen tanto ERP local como SaaS suelen utilizar el código de su software ERP local como base para el producto en la nube. Sin embargo, el código para ERP SaaS suele ser una versión más pequeña, más simplificada y, en su mayoría, nueva, con menos funciones.

En la práctica, los proveedores de servicios en la nube y los vendedores de ERP combinan algunas de las características de la tenencia única y la tenencia múltiple en diferentes capas del “stack” de la nube. Por ejemplo, un proveedor de servicios en la nube podría ofrecer una versión multiusuario de infraestructura como servicio, los servidores, el almacenamiento, el hardware de red y el software relacionado que componen un centro de datos. Sin embargo, el sistema ERP SaaS en sí mismo podría ser de un solo usuario. El resultado, en teoría, es un ERP que combina las mayores ventajas de la nube (la eficiencia, las economías y la flexibilidad, o “elasticidad” en la jerga de la nube, de los servicios compartidos de múltiples usuarios) con la privacidad y el control de una aplicación de un solo usuario. Algunos proveedores de ERP SaaS ofrecen una capa adicional de infraestructura multiusuario que permite la programación de extensiones personalizadas para la base de código único, así como aplicaciones especializadas preempaquetadas, lo que proporciona efectivamente un grado de personalización de su ERP SaaS.

Según los investigadores de mercado y los estados financieros de los proveedores de ERP, las ventas de ERP locales, alojados y en la nube privada superan ampliamente a las de ERP SaaS, pero este último crece a tasas anuales de dos dígitos. A partir de finales de la década de 2010, SaaS se convirtió en el mecanismo de implementación preferido para el componente de recursos humanos de ERP. La gestión de relaciones con los clientes es otra función de ERP que ahora se ofrece comúnmente como SaaS.

La complejidad de las opciones en la nube puede dificultar a los posibles compradores la distinción entre un ERP SaaS y otro ERP en la nube. Según Forrester Research, la definición estricta de SaaS requiere que estén presentes todos los siguientes elementos:

• Precios de suscripción.
• Alojamiento y gestión por parte del proveedor de ERP.
• Multi-alquiler.

Capacidades y casos de uso

Cuando se ofrece como SaaS, el ERP suele ser más fácil de usar, menos costoso de poseer y mantener, y más fácil de conectar a otros sistemas y usuarios que el ERP local, gracias a la conectividad barata de Internet. El ERP SaaS también es el vehículo al que recurren muchas empresas para obtener acceso a tecnologías emergentes, como inteligencia artificial, análisis avanzados, blockchain e IoT, que requieren las capacidades superiores de procesamiento, almacenamiento de datos y redes de la computación en la nube. Es más fácil para los proveedores de ERP entregar estas nuevas tecnologías a muchos usuarios desde una única instancia de SaaS multiusuario que desde sistemas ERP locales personalizados individuales que se actualizan con poca frecuencia.

Los casos de uso de ERP SaaS son numerosos. A menudo es el primer sistema ERP de empresas pequeñas y en crecimiento debido a su bajo costo inicial y corto tiempo de implementación. El ERP SaaS también es una opción popular para la segunda plataforma ERP en ERP de dos niveles, en el que un sistema ERP local más antiguo en la sede corporativa se complementa con una plataforma ERP más pequeña y ágil en oficinas remotas y divisiones en el extranjero. Algunas empresas migran de un antiguo sistema ERP local a ERP SaaS porque es la forma más fácil de obtener tecnologías que consideran prioridades estratégicas, como IA, análisis de big data o comercio electrónico omnicanal.

Beneficios

Muchos de los beneficios del ERP SaaS (especialmente en comparación con el ERP local) son inherentes a la infraestructura en la nube, están disponibles en otras aplicaciones en la nube y no son exclusivos del ERP. Entre ellos se incluyen los siguientes:

• Implementación rápida.
• Economías de escala gracias a la puesta en común de recursos.
• “Aprovisionamiento” de recursos en autoservicio bajo demanda.
• Elasticidad.
• Fácil acceso a la red desde la mayoría de los dispositivos.

Sin embargo, el ERP SaaS suele tener ventajas únicas sobre otros tipos de ERP, entre las que se incluyen las siguientes:

• Interfaz de usuario más moderna.
• Procesos de negocio estandarizados y simplificados.
• Tecnologías emergentes que requieren la nube.
• Actualizaciones rápidas y frecuentes.

Costo

Dado que el SaaS emplea un modelo de suscripción, los costos iniciales de implementación de un ERP SaaS son una fracción de los de un ERP local, que generalmente requiere una licencia inicial que puede oscilar entre varios cientos de miles y varios millones de dólares. Sin embargo, el SaaS puede comenzar a superar el costo total del ERP local después de unos años, especialmente si el número de usuarios crece rápidamente. Los proveedores de ERP consideran que el SaaS es una fuente de ingresos más confiable y rentable a largo plazo, en parte porque les resulta más económico realizar el mantenimiento y la actualización que el ERP local.

Por lo tanto, los compradores de ERP SaaS deben analizar detenidamente los modelos de suscripción de SaaS para calcular el costo total de propiedad. Las opciones de suscripción varían ampliamente, desde precios por usuario hasta precios escalonados que agrupan los servicios y recursos de ERP SaaS y de la nube según el tamaño de la empresa, entre otras opciones. Además, la infraestructura en la nube puede estar sujeta a precios separados basados ​​en el uso que fluctúan según las necesidades.

Implementación

El ERP SaaS se puede implementar en horas o días porque el proveedor de ERP o el socio de la nube administra la infraestructura de TI y los usuarios acceden al software desde un navegador web de escritorio o una aplicación de teléfono inteligente.

Sin embargo, la implementación de un sistema ERP SaaS puede verse ralentizada por la necesidad de migrar datos del antiguo sistema ERP. Los usuarios también necesitan tiempo para acostumbrarse a las nuevas formas de ejecutar los procesos de negocio e interactuar con el software. La integración puede ser complicada porque el sistema ERP SaaS normalmente debe comunicarse con otras aplicaciones SaaS o con el software local para funciones como la fabricación y la gestión de almacenes. A pesar de su merecida reputación de ser más fácil de usar que la mayoría de los sistemas ERP locales, el sistema ERP SaaS conlleva su propia curva de aprendizaje que requiere que las organizaciones inviertan tiempo y recursos en formación y gestión de cambios.

Muchos proveedores de larga data de ERP local, incluidos SAP, Oracle, Microsoft e Infor, tienen al menos un verdadero producto ERP SaaS multiusuario.

Un puñado de proveedores han ofrecido únicamente ERP SaaS multiusuario. Oracle NetSuite (el primer proveedor de ERP en la nube, fundado en 1998) y Workday se encuentran entre estos pioneros del llamado SaaS puro. Otros proveedores destacados de SaaS son Certinia (anteriormente FinancialForce), Plex, Rootstock Software (parte de Salesforce.com) y Sage Intacct.