ERP en la nube

Conozca el ERP en la nube, un tipo de ERP que se suministra a través de Internet desde la plataforma en la nube de un proveedor.

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¿Qué es el ERP en la nube?

El ERP en la nube es un tipo de software de planificación de recursos empresariales que se ejecuta en la plataforma de computación en la nube de un proveedor, en lugar de hacerlo en las propias computadoras de la empresa.

El ERP es un sistema de software modular diseñado para integrar los procesos de negocio de una organización, como contabilidad, recursos humanos, gestión de inventario y compras, en un sistema unificado. Antes de la popularización de la computación en la nube moderna a fines de la década de 1990, los sistemas ERP se ejecutaban dentro de las instalaciones del propietario, o «en local». La era del ERP en la nube comenzó en 1998 con el debut del primer sistema ERP que se entregó a través de Internet, NetLedger, posteriormente rebautizado como NetSuite.

Componentes del software ERP en la nube

Tanto los sistemas ERP locales como los que se encuentran en la nube cuentan con una base de datos centralizada para almacenar información sobre transacciones comerciales, de modo que se pueda acceder a ella fácilmente y compartirla entre módulos. Tener una única versión de una orden de compra, por ejemplo, ayuda a garantizar la coherencia de la información en todos los módulos y departamentos, minimiza los errores y facilita la elaboración de informes.

El único módulo común a todos los sistemas ERP, independientemente del modelo de implementación, es el de las funciones básicas de contabilidad y finanzas, así como los procesos relacionados, como la gestión financiera, el análisis, las previsiones y la elaboración de informes. La mayoría de los productos ERP también tienen módulos para la gestión del capital humano (HCM) y la gestión de las relaciones con los clientes (CRM). En los sistemas ERP locales y en la nube, también se utilizan ampliamente los módulos de gestión de compras y pedidos, ya que esas funciones son comunes a todo tipo de industrias y empresas, independientemente de si su producto es un bien tangible o intangible o un servicio.

Las empresas que fabrican o distribuyen bienes físicos necesitan módulos ERP adicionales, normalmente para la gestión de inventarios y la gestión de la cadena de suministro, una función amplia que incluye procesos complejos de distribución, almacenamiento, transporte y logística, así como funciones de planificación, como la gestión de la demanda y la previsión. Los fabricantes también suelen utilizar un módulo de planificación de requisitos de materiales para planificar, programar y adquirir las materias primas y los componentes necesarios para la producción.

Más allá de estas funciones empresariales comunes, los módulos ERP tienden a ser más especializados y a centrarse más en el sector o tipo de empresa en particular y en los requisitos empresariales. Por ejemplo, las empresas con grandes cantidades de bienes de equipo suelen tener un módulo para la gestión de activos empresariales (o fijos). Un fabricante puede utilizar un módulo de gestión del ciclo de vida del producto para gestionar todos los datos y procesos de planificación de un producto, desde la concepción hasta el diseño, la ingeniería, la producción, la distribución y la eliminación. Una organización con una necesidad urgente de profundizar en su salud financiera y operativa puede añadir la gestión del rendimiento empresarial. Una consultoría puede necesitar un módulo de gestión de proyectos sofisticado.

Si bien algunos sistemas ERP manejan todas estas funciones en una única suite integrada, es común que las organizaciones agreguen módulos «de primera calidad» de otros proveedores que se especializan en esa función y cuyos productos se integran con el ERP principal. A menudo lo hacen porque consideran que el módulo ERP es demasiado limitado para sus necesidades. Los recursos humanos suelen ser los primeros en agregarse. Las empresas con un rápido aumento de las ventas o que necesitan abordar la satisfacción del cliente a menudo compran un sistema CRM independiente para mejorar el servicio al cliente.

ERP local vs ERP en la nube

La amplitud y profundidad de los módulos disponibles pueden diferir significativamente entre los productos ERP locales y en la nube .

En los primeros años del software ERP en la nube, las versiones en la nube solían tener muchos menos módulos que sus predecesoras locales. La brecha se ha reducido a medida que los proveedores de ERP han trasladado la mayor parte de su esfuerzo de desarrollo de las versiones locales a la nube, y hoy en día muchos sistemas ERP en la nube incluyen la amplia gama de módulos funcionales que están disponibles en las instalaciones. Sin embargo, los proveedores aún tienen dificultades para ofrecer funciones comparables en sus ofertas de ERP en la nube, que recién hace poco comenzaron a superar en ventas a las de ERP locales.

Un tipo de ERP en la nube cada vez más popular, el software como servicio multiusuario o SaaS ERP , es típicamente una versión simplificada con menos módulos y funciones que el ERP local del mismo proveedor. En el SaaS multiusuario, varios «inquilinos» usan la misma copia o instancia del software. Este esquema tiende a imponer la estandarización y la simplificación, ya que el mismo software debe atender a clientes con necesidades variadas. Es la principal razón por la que el ERP SaaS tiende a tener menos módulos que el ERP local.

Existen otras diferencias importantes. El ERP SaaS no se puede personalizar, en su mayor parte, lo que es un serio inconveniente para las empresas que pasaron años personalizando el ERP local para satisfacer sus necesidades específicas. (Los defensores del SaaS afirman que esto es una ventaja porque ayuda a aplicar las mejores prácticas de la industria, reduce los costos de TI y hace que el sistema ERP sea menos propenso a errores y fallas). El ERP local generalmente tiene altos costos iniciales, incluido un gran pago por una licencia de varios años, mientras que el SaaS generalmente se ofrece como una suscripción mensual por usuario, aunque los proveedores ofrecen cada vez más precios que combinan los dos modelos. El ERP SaaS requiere menos inversión en personal e infraestructura de TI.

A pesar de estas diferencias, continúan los debates sobre qué modelo de implementación es más económico para los compradores de ERP a largo plazo. El costo total de un ERP SaaS puede superar al de un ERP local después de siete a diez años, y los proveedores han dicho que el SaaS les resulta más barato de mantener y tiene más potencial de crecimiento a partir de los ingresos por suscripciones. La mayoría está tratando de que los clientes dejen de depender de sus antiguos ERP locales, pero se enfrentan a la resistencia de las empresas, ya que se preguntan si el ERP en la nube hace lo que necesitan y vale la pena invertir en él.

Los problemas de seguridad y fiabilidad también son un arma de doble filo y no se pueden resolver sin investigar en productos y tecnologías específicos. El ERP en la nube, al poder acceder a él de forma remota a través de Internet, puede parecer más vulnerable a las interrupciones de la red pública, y algunas empresas pueden sentirse incómodas al confiar el mantenimiento del software a un tercero. Por otro lado, las redes internas también son susceptibles a las interrupciones, y las empresas pueden carecer de la experiencia necesaria para mantener el software en funcionamiento tan bien como lo puede hacer un proveedor de ERP en la nube. En cuanto a la seguridad, los temores iniciales sobre la seguridad de los datos ERP confidenciales almacenados en la nube han disminuido a medida que las empresas se han dado cuenta de que sus propios centros de datos pueden ser menos seguros que los proveedores de la nube.

Pocas empresas tienen que elegir entre los dos y pueden optar en cambio por una combinación llamada ERP híbrido. Una configuración típica conserva el ERP local (quizás un sistema altamente personalizado e integrado estrechamente con otros sistemas locales para la gestión de la fabricación y el almacén) y agrega módulos ERP SaaS especializados para HCM o CRM.

Esta tendencia a combinar no sólo productos y modelos de implementación de ERP, sino también proveedores, ha llevado a un cambio de paradigma en la definición de ERP. Las aplicaciones empresariales ahora suelen combinarse en lugar de adquirirse en una única suite de ERP «monolítica». Este «ERP posmoderno» ofrece flexibilidad, pero añade importantes desafíos de integración.

Tipos de software ERP en la nube

Los proveedores de ERP en la nube a veces aplican la etiqueta de nube a software que tiene pocas de las cualidades únicas de la nube, especialmente las economías de escala del SaaS multiusuario y las actualizaciones rápidas y frecuentes que incorporan la última tecnología. Algunos modelos de implementación simplemente cambian la ubicación de la infraestructura de TI subyacente sin cambiar el código del programa del software ERP local. Un proveedor externo «aloja» el ERP en su centro de datos y el cliente accede al software a través de Internet.

Llamar a este tipo de ERP alojado «en la nube» a veces puede ser engañoso, pero estos servicios atraen a clientes que son cautelosos acerca de productos ERP SaaS totalmente nuevos pero desean algunos de los beneficios de la infraestructura en la nube.

Por lo tanto, los compradores deben preguntar a los proveedores de ERP en la nube sobre los detalles de sus plataformas en la nube. Existen tres tipos principales. A continuación, se detalla cómo afectan las opciones de ERP:

  • El ERP SaaS multiusuario se ejecuta en la forma más pura de la nube y suele ser el más simple, con menos módulos y poca o ninguna capacidad de personalización. Suele ser el más fácil de implementar y el menos costoso.
  • El ERP SaaS de un solo inquilino permite que cada cliente tenga su propia porción del software ERP ejecutándose en la plataforma del proveedor de la nube. El cliente sigue obteniendo la potencia informática flexible y los precios de suscripción de la nube, pero los datos y el sistema ERP están separados de los de otros clientes. Por lo general, cuesta más que el SaaS de varios inquilinos porque no hay economías de escala al compartir la aplicación. Algunas empresas eligen el SaaS de un solo inquilino por sus propias razones de privacidad y seguridad o por los requisitos legales de los países donde operan.
  • El ERP en la nube privada es una instancia única del software ERP SaaS que se ejecuta en una infraestructura en la nube alojada por el proveedor de ERP o un proveedor externo. Aunque la infraestructura subyacente no suele compartirse como en el SaaS de un solo inquilino, la nube privada aún ofrece algunos de los beneficios clave de la nube, incluidos los precios de suscripción y la capacidad de escalar los recursos según la necesidad. En algunos casos, el propietario del ERP tiene cierto control sobre las decisiones de TI en lugar de delegarlas todas al proveedor de servicios en la nube. Una nube ERP privada puede incluso ejecutarse completamente en las instalaciones de una organización que tiene su propia infraestructura en la nube. Sin embargo, esto está ampliando el significado de la nube, que históricamente se ha definido como la entrega a pedido a través de Internet desde un proveedor externo.

Ambos tipos de ERP SaaS suelen estar alojados en una nube pública, que es una infraestructura y servicios de computación en la nube de un proveedor distinto del propio proveedor de ERP. Desde finales de la década de 2010, la mayoría de los proveedores de ERP en la nube han subcontratado sus responsabilidades de plataforma en la nube a proveedores de nube pública como Amazon Web Services, Google Cloud y Microsoft Azure.

En la práctica, las líneas negras entre la nube pública y privada prácticamente han desaparecido, y la mayoría de las ofertas de ERP en la nube existen en un continuo que combina características de ambas. Además, la multi-tenencia se puede ajustar a medida que los proveedores y sus socios proveedores de la nube la agregan a las capas inferiores del «stack» de la nube. Por ejemplo, los clientes que eligen SaaS de un solo inquilino o nube privada pueden obtener beneficios de multi-tenencia en los niveles de base de datos, sistema operativo o hardware, mientras ejecutan la aplicación ERP en un solo inquilino en la capa superior.

Beneficios del software ERP en la nube

El mantenimiento de un sistema ERP en la nube puede ser más sencillo y económico que el de un sistema ERP local, ya que el proveedor de este sistema se encarga del mantenimiento del hardware y el software. El software ERP basado en la nube también incluye garantías de disponibilidad, copia de seguridad y recuperación ante desastres que reducen las interrupciones del software. También puede tener un coste total de propiedad menor, especialmente si los costes de suscripción por usuario se mantienen por debajo de las tarifas de licencia locales a medida que aumenta la base de usuarios.

La conectividad económica y sencilla que ofrece Internet hace que sea mucho más fácil ampliar el sistema ERP a proveedores, socios y clientes externos, lo que permite alcanzar un nivel totalmente nuevo de colaboración en procesos críticos como la previsión de ventas, la gestión de la cadena de suministro y la adquisición de talento.

Por qué el ERP en la nube es importante en la empresa

Al igual que otros modelos de servicios basados ​​en la nube, el ERP en la nube permite a las empresas pagar solo por los recursos utilizados y, al mismo tiempo, proporciona la flexibilidad de agregar o quitar recursos en la nube según las necesidades fluctúen.

La nube también permite la entrega de nuevas tecnologías, como la IA, más rápido que el ERP local en actualizaciones que suelen ocurrir cada trimestre. Los proveedores de ERP en la nube han sido los más hábiles para mejorar la experiencia del usuario de ERP. Es más fácil entregar una interfaz de usuario moderna con nuevas tecnologías de UX, como GUI en mosaico, interfaces de usuario de voz y acceso a teléfonos inteligentes desde SaaS que desde el ERP local, donde los ciclos de actualización se miden en años.

Las empresas recurren cada vez más a los sistemas ERP en la nube para reemplazar sus antiguos sistemas ERP locales, simplificar el mantenimiento, mejorar la usabilidad y reducir los costos. Muchas también lo consideran esencial para sus estrategias de transformación digital, que a menudo requieren nuevas capacidades de comercio electrónico, CRM y HCM que se ofrecen mejor en la nube.

Desafíos del ERP en la nube

El ERP en la nube ofrece muchos beneficios, pero también genera algunos desafíos de gestión. Los administradores pierden un control significativo cuando el software se traslada a otro lugar. El ERP local es mucho más personalizable, aunque es posible una personalización limitada del ERP en la nube modificando la configuración y los ajustes del software y agregando extensiones. El ERP en la nube, especialmente el SaaS, a menudo requiere una capacitación sustancial y una gestión de cambios para que los empleados se acostumbren a los nuevos flujos de trabajo y procesos comerciales.

Las empresas también deben adaptarse a la seguridad del proveedor de ERP en la nube, que puede diferir sustancialmente de la del ERP local. Deben prestar especial atención a los requisitos de residencia de datos de los diferentes países y cumplir con las normas locales de privacidad y seguridad si sus datos de ERP residen en varios centros de datos.

Los costos de suscripción a la nube pueden comenzar a superar los costos de licencias locales después de varios años y en empresas que crecen rápidamente, lo que hace que el ERP en la nube sea más caro en general. El riesgo financiero requiere que los compradores de ERP se informen sobre los modelos de suscripción de ERP SaaS más comunes y examinen cuidadosamente los planes de cada proveedor, lo que puede ser bastante complicado.

Proveedores de ERP en la nube

La firma de investigación Gartner informó que el mercado global de software ERP, tanto para sistemas locales como en la nube, alcanzó los 44 mil millones de dólares en ingresos en 2023. En los informes de participación de mercado de los analistas, SAP suele encabezar la lista de proveedores, seguido de Oracle, Microsoft, Infor, Workday y Sage. Con la excepción de Workday, los líderes del mercado tienen una larga trayectoria que comenzó con sistemas ERP locales (ahora a menudo denominados ERP «heredado») y desde principios de la década de 2000 han introducido numerosas ofertas de ERP en la nube.

Otros proveedores más pequeños pero igualmente antiguos con una combinación similar de modelos de implementación incluyen Acumatica, Deltek, Epicor, IFS, IQMS, QAD, Ramco y Unit4.

Además de Workday, los proveedores de nube exclusivos de SaaS (o «pure play») incluyen Certinia (anteriormente FinancialForce), Oracle NetSuite, Plex, Rootstock Software y Sage Intacct.

Gartner no publica un desglose de los ingresos de ERP en la nube ni de las cuotas de los proveedores, pero en un informe de 2023 sobre los ingresos globales de la nube pública, predijo que el gasto en todas las aplicaciones SaaS aumentaría drásticamente de 174 mil millones de dólares en 2022 a 244 mil millones de dólares en 2024.

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