Las ventajas y desventajas de implementar un software ERP están bien documentadas. Sin embargo, la naturaleza de los sistemas ERP está cambiando a medida que las empresas pasan de la computación local a la computación en la nube y que los datos de casi todos los aspectos de la vida (desde el ejercicio en el hogar hasta las compras de comestibles y los viajes en automóvil) se recopilan, almacenan, analizan y procesan. En consecuencia, las inversiones humanas y económicas necesarias para respaldar estos cambios también están cambiando. Por lo tanto, vale la pena reexaminar los pros y los contras del ERP.
¿Cuáles son las ventajas de implementar ERP?
Comprobación de la realidad. Cuando las empresas consideran la posibilidad de instalar sistemas ERP, se ven obligadas a hacer un balance de varias maneras. En primer lugar, deben tener en cuenta los sistemas de hardware y software que ya están instalados. Muchas de ellas descubren que distintas unidades de negocio y de soporte de toda la organización podrían haber eludido el protocolo central de TI y haber adquirido sus propias aplicaciones y sistemas. Las compras realizadas de una manera tan desorganizada, conocidas como TI en la sombra, dan lugar a ineficiencia y falta de interoperabilidad.
Una vez que las empresas detectan las debilidades y redundancias de su estrategia de software, pueden trazar un rumbo para corregir las cosas. El mejor aspecto de esta verificación de la realidad es que ofrece a las empresas la oportunidad de vincular mejor las unidades de TI y de negocios. Algunas llegan al extremo de incorporar trabajadores de TI a tiempo completo en las unidades de negocios para que comprendan mejor cómo funciona esa unidad y dónde están las ineficiencias.
Costos de TI más bajos. Para ser claros, los ahorros no se producen de inmediato. Un nuevo sistema ERP es una inversión importante y su implementación siempre lleva tiempo. Sin embargo, un sistema ERP unificado cuesta menos que sistemas dispares para recursos humanos, gestión financiera y gestión de la cadena de suministro. En última instancia, puede ahorrar en licencias de software, capacitación y soporte. Pero los resultados pueden variar.
Visibilidad de principio a fin. Una de las características más atractivas del ERP es que permite a los makers de decisiones de alto nivel obtener instantáneas en tiempo real de las operaciones comerciales. Esto incluye una vista integrada de áreas como inventario, envío, gestión de la cadena de suministro, fabricación, ventas y finanzas. Todos estos datos proporcionan inteligencia empresarial (BI) procesable. Por ejemplo, si los niveles de inventario diario muestran un patrón, entonces la cadena de suministro se puede ajustar para que los niveles correctos de los productos correctos estén en el lugar correcto y en el momento correcto. La disponibilidad de estos datos en un solo panel también puede fomentar la colaboración y brindar una gran perspectiva sobre la eficiencia del flujo de trabajo y la productividad de los empleados.
Planificación y elaboración de informes. Una mejor visibilidad significa que se pueden generar rápidamente informes precisos que reflejen la actividad en toda la empresa. Como las distintas unidades de negocio pueden ver los mismos datos, los gerentes están literalmente en la misma página. Eso reduce los errores de comunicación causados por hojas de cálculo y correos electrónicos duplicados, así como las acusaciones inútiles. Las herramientas de elaboración de informes, en particular las de informes financieros, suelen estar integradas en el software ERP. Muchos sistemas ERP también ofrecen aplicaciones de inteligencia empresarial que permiten a las organizaciones analizar en profundidad sus datos.
Debido a sus capacidades de inteligencia empresarial y generación de informes automatizados, los sistemas ERP también son una ventaja para el cumplimiento corporativo. Muchos sistemas ERP financieros tienen características de cumplimiento específicas integradas para abordar regulaciones como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA), el Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS), Sarbanes-Oxley (SOX) y el borrador del Marco de Desarrollo de Software Seguro (SSDF) presentado por el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST).
Seguridad de los datos. La seguridad de los datos puede ser una bendición o una maldición. Si bien tener un repositorio central para sus datos puede ser estresante, los sistemas ERP y los proveedores de servicios que los alojan suelen tener una mejor seguridad de los datos que las empresas que alojan sus propios sistemas ERP locales.

¿Cuáles son los desafíos de implementar ERP?
Seguridad de los datos. Cuando se trata de seguridad de datos, el ERP puede ser una bendición o una maldición. Por un lado, todos sus datos están en un solo lugar donde puede vigilarlos. Por otro lado, todos sus datos están en un solo lugar donde los cibercriminales pueden buscarlos. Si su sistema ERP está alojado en la nube por un tercero, que es la mayoría de ellos, es posible que no tenga control total sobre sus datos confidenciales. Como mínimo, la empresa que aloja el software tiene acceso a sus datos.
Otro desafío es que muchos sistemas ERP están protegidos únicamente por nombre de usuario y contraseña. Estas credenciales suelen ser el objetivo de ataques de phishing. Por lo tanto, para que los sistemas ERP sean seguros, se debe considerar la posibilidad de implementar medidas de seguridad adicionales, como la autenticación multifactor o el enmascaramiento de datos.
Coste total. Aunque los sistemas ERP pueden dar lugar a unos costes de TI per cápita más bajos, sobre todo en cuestiones como la formación, los costes iniciales son casi siempre más elevados. El software en sí mismo costará como mínimo cinco cifras. El coste de la implantación — cuando se tienen en cuenta los consultores de ERP para la gestión de proyectos y las nuevas contrataciones de TI — puede ser más del triple del de las aplicaciones estándar independientes. El coste del mantenimiento — ya sea ofrecido en forma de actualizaciones automáticas por los proveedores (a cambio de una tarifa) o realizado por personal interno — supone otro gran cambio. Los proveedores de software ERP local pueden cobrar tasas de mantenimiento anuales del 15% al 25%, incluidos los parches de seguridad.
En cambio, los costes iniciales de las opciones en la nube, especialmente el ERP SaaS, son una fracción de lo que cuesta el ERP local, ya que el software suele adquirirse mediante una tarifa de suscripción mensual que también suele incluir el mantenimiento. Sin embargo, numerosos estudios muestran que el SaaS puede superar el coste del ERP local después de siete a diez años.
Personalización. Esto puede resultar costoso. La mayoría de las empresas solo consideran el software ERP en primer lugar porque las aplicaciones son modulares, lo que permite a los usuarios elegir las que desean, sabiendo que se pueden combinar. Sin embargo, rara vez hay una solución única para todos y, a menudo, se necesita cierta personalización. Si aloja su sistema ERP en las instalaciones, tiene más oportunidades de personalizarlo, pero dedicar personal de TI a ello puede ser un desafío. Las organizaciones que poseen software ERP en las instalaciones a veces utilizan PaaS para facilitar la personalización.
Migración de datos. Es el mayor desafío para la mayoría de las empresas. Ya sea que sus datos estén en papel o en formato digital, se necesitará tiempo y dinero para trasladarlos, limpiarlos para eliminar elementos obsoletos o duplicados y adaptarlos al nuevo formato. La seguridad de los datos durante y después del proceso de migración conlleva un gran riesgo.
Otro desafío para las grandes empresas en la migración de datos es decidir qué partes de los datos deben trasladarse y cuándo. Cada vez más, la migración de un sistema ERP grande y monolítico de una sola vez está perdiendo popularidad y las organizaciones están eligiendo partes para trasladar.
En la actualidad, dada la fuerte tendencia de abandonar el ERP local para pasar a la nube, la implementación del ERP en la nube es la opción correcta para la mayoría de las grandes organizaciones. Sin embargo, se debe prestar especial atención a los desafíos inherentes a la migración de datos, la seguridad de los datos y el costo total de propiedad, incluido el mantenimiento.