¿Qué es un sistema de gestión de transporte?
Un sistema de gestión de transporte (TMS) es un software especializado para planificar, ejecutar y optimizar el envío de mercancías. Los usuarios realizan tres tareas principales en un TMS: buscar y comparar las tarifas (precios) y servicios de los transportistas disponibles para enviar el pedido de un cliente, reservar el envío y, a continuación, seguir su movimiento hasta la entrega.
Los objetivos más generales del uso de un TMS son mejorar la eficiencia del envío durante el movimiento de mercancías, reducir costes, aumentar la rentabilidad, obtener visibilidad de la cadena de suministro en tiempo real y garantizar la satisfacción del cliente.
¿Quién utiliza los sistemas de gestión de transporte?
Los cargadores y transportistas son los principales usuarios del software TMS. Los fabricantes, distribuidores, organizaciones de comercio electrónico, mayoristas, minoristas y proveedores de servicios logísticos (3PL) también son usuarios importantes del software TMS.
Un TMS es una de las principales tecnologías utilizadas en la gestión de la cadena de suministro (SCM), una disciplina que abarca la ejecución de la cadena de suministro (SCE) y la planificación de la cadena de suministro (SCP). Los TMS están disponibles como software independiente o como módulos dentro de las suites de planificación de recursos empresariales (ERP) y SCM.
Aunque algunos TMS se centran en un único modo de transporte, la mayoría de los sistemas admiten el transporte multimodal e intermodal. En el transporte multimodal, un único transportista utiliza al menos dos modos de transporte -camión, ferrocarril, aéreo o marítimo- y es legalmente responsable del cumplimiento de las condiciones del contrato, aunque puede contratar a subtransportistas. El transporte intermodal se refiere a los envíos que requieren más de un transportista y un contrato. Ofrece a los cargadores más control sobre los transportistas, la expedición, los precios y los modos de transporte, pero les hace más responsables de la gestión del proceso. El apoyo al transporte internacional también es una capacidad importante para los TMS.
¿Cómo funcionan los sistemas de gestión de transporte?
Fundamentalmente, un sistema de gestión de transporte es un repositorio de información detallada sobre transportistas, pero también es un sistema transaccional y de comunicación que permite a los usuarios planificar, ejecutar y realizar el seguimiento de los envíos. Para hacer todas estas cosas, debe tener una fuerte integración con los sistemas de gestión de transportistas y las fuentes de datos o alguna forma de descargar la información de los transportistas. También debe facilitar la introducción de los pedidos de los clientes que especifican lo que se va a enviar.
Normalmente, los pedidos llegan automáticamente desde sistemas ERP o de gestión de pedidos que están integrados con el TMS. A veces, un TMS se integra con un sistema de gestión de almacenes (WMS) para permitir una mejor coordinación de las tareas que se producen en la interfaz de los almacenes y los transportistas de mercancías, como el aprovisionamiento, la paletización de mercancías, la programación de la mano de obra, la gestión de patios, la creación de cargas y el cross-docking.
Los tres principales sistemas SCM (ERP, WMS y TMS) desempeñan funciones importantes, aunque muy distintas, en el procesamiento de pedidos. La integración entre los tres les permite compartir determinados tipos de datos y documentos estándar que son necesarios para hacer llegar a los clientes los productos adecuados a tiempo y de la forma más eficiente posible (véase la Figura 1).
Cada uno de los tres principales sistemas SCM de la figura 1 desempeña un papel particular en la gestión de pedidos y el intercambio de datos con los otros dos. El SGA gestiona los datos y procesos relacionados con el transporte de mercancías.
A continuación se resume brevemente lo que hacen los sistemas ERP y los WMS y cómo se relaciona el sistema ERP con un TMS.
El sistema ERP se encarga de la contabilidad y de la mayor parte de la facturación, la gestión de pedidos y la gestión de inventarios. La función del WMS es ayudar a los usuarios a gestionar las tareas de cumplimiento, envío y recepción en el almacén o centro de distribución, como la recogida de mercancías de las estanterías para su envío o la colocación de las mercancías recibidas. En cuanto al inventario, su función es hacer un seguimiento de los datos de inventario procedentes de los lectores de códigos de barras y las etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID) y actualizar el módulo de gestión de inventario del sistema ERP para garantizar que dispone de la información más reciente. Un enlace de integración sincroniza los datos de inventario del sistema ERP y del WMS.
El sistema ERP genera la información de los pedidos que el TMS necesita para preparar y ejecutar los envíos. Además de los datos básicos, como el nombre y la dirección del cliente, el flujo de datos del sistema ERP también incluye información detallada sobre los artículos para garantizar que se envían los productos correctos. El TMS devuelve los detalles del envío que el sistema ERP necesita para sus funciones de contabilidad y gestión de pedidos, como el número de seguimiento, el nombre del transportista y los costes. El TMS también puede comunicar de forma inalámbrica la información relativa a los artículos que se encuentran en el vehículo de un conductor para que éste pueda actualizar los datos del envío cuando se haya completado una entrega. La información del envío también puede ir a un módulo de gestión de relaciones con el cliente (CRM) para que los departamentos de ventas y atención al cliente puedan informar a los clientes sobre el estado de sus pedidos.
Importancia de un sistema de gestión de transporte
Un sistema de gestión de transporte es una necesidad para cualquier empresa con responsabilidad directa en el transporte de un volumen significativo de mercancías o que contrate a proveedores de servicios para realizar el trabajo. La complejidad de las cadenas de suministro, los modos de transporte y las normativas actuales hacen que la tarea sea casi imposible sin la computarización.
La automatización de estos complejos procesos ayuda a garantizar que los servicios de transporte se aseguren de la forma más barata posible sin pérdida de calidad o eficiencia. La experiencia ha demostrado que el ahorro asociado a los costes de transporte puede gestionarse y reducirse de forma eficaz. Y lo que es más importante, la experiencia del cliente puede mejorarse cuando los datos del TMS se envían a un sistema ERP o CRM que proporciona al cliente el estado del envío en el momento oportuno.
Sistemas de gestión de transporte y la cadena de suministro
Los TMS desempeñan un papel fundamental en las cadenas de suministro. La SCM es el proceso de planificación, control y ejecución del flujo de un producto a través de las distintas etapas de su ciclo de vida, desde las materias primas hasta la producción y la distribución. El transporte suele ser necesario en todas las etapas principales.
Las materias primas, por ejemplo, necesitan ser transportadas desde su ubicación original -tal vez una mina o una granja- hasta la planta de procesamiento del proveedor. Aunque es probable que el destino final de los materiales sea un fabricante, puede haber ubicaciones intermedias por el camino. El propio proceso de fabricación puede requerir envíos adicionales si, por ejemplo, hay que trasladar subconjuntos entre las instalaciones del fabricante o las de un subcontratista.
La distribución del producto final suele requerir varios pasos que pueden implicar más de un modo de transporte. Por ejemplo, los productos fabricados en China suelen enviarse al extranjero, luego se reciben en un puerto y se colocan en camiones. Incluso el envío final a la tienda minorista o al domicilio del cliente no es el final. En la logística inversa, el producto se devuelve al distribuidor o al fabricante para su reparación o reacondicionamiento y luego se envía de nuevo al cliente o a la tienda para su reventa, o el producto puede transportarse a una instalación de reciclaje o a un vertedero.
Opciones de implementación del sistema de gestión de transporte
Como la mayoría de los sistemas de software empresarial, los TMS empezaron siendo sistemas locales, pero cada vez se implantan más en la nube como software como servicio (SaaS). Los proveedores de servicios gestionados (MSP) también ofrecen servicios TMS.
Funcionar en la nube tiene ventajas evidentes al facilitar la conectividad entre usuarios de TMS, transportistas, clientes y socios de la cadena de suministro. Algunos proveedores de TMS intentan diferenciarse ofreciendo SaaS multi-inquilino de instancia única, que, según afirman, tiene ventajas de coste e integración sobre las opciones de SaaS de inquilino único y nube privada.
De hecho, según Gartner, la mayor parte del crecimiento del mercado de TMS sigue procediendo de ofertas en la nube que las empresas adquirieron para sustituir los TMS locales, una tendencia que probablemente persistirá. Mientras tanto, los proveedores de TMS siguen migrando sus productos a SaaS, en gran parte para defenderse de la competencia de los proveedores nativos de la nube, de rápido crecimiento, que empezaron con TMS basados en SaaS.
Aunque hoy en día muchas organizaciones prefieren ejecutar un TMS en la nube por las ventajas de conectividad y el ahorro potencial en mano de obra e infraestructura de TI, algunas grandes empresas de fabricación y distribución que tienen estrictos requisitos de seguridad y desean un control diario de su software TMS siguen prefiriendo la implementación local. También son posibles los acuerdos híbridos en los que los sistemas locales heredados se apoyan en TMS basados en la nube.
Funciones de los sistemas de gestión de transporte
Las funciones de un TMS típico (véase la figura 2) pueden agruparse en las siguientes categorías.
Gestión de la carga
Un TMS adquiere, almacena y actualiza las tarifas que los transportistas cobran por los envíos, a menudo a través de Internet y en tiempo real. Tener las tarifas actualizadas en un solo lugar facilita las comparaciones que antes de los TMS, cuando los administradores de fletes tenían que llamar por teléfono o enviar un fax a los transportistas y registrar las tarifas manualmente. En cambio, las relaciones con los transportistas, las tarifas negociadas con ellos y los plazos de entrega pueden gestionarse en gran medida en línea. El número de transportistas en un TMS puede alcanzar las decenas de miles.
Otras funciones se encargan del flujo de trabajo y del papeleo que conlleva la gestión de la carga, como los contratos con transportistas individuales y la licitación de cargas, que proporciona los detalles que los transportistas necesitan para decidir si pujan por una carga y sirve como registro de lo acordado. Algunos TMS también admiten la gestión de pedidos, aunque esta función se realiza más comúnmente en ERP o en un software de gestión de pedidos independiente.
El TMS típico proporciona un conjunto completo de herramientas sofisticadas para planificar, ejecutar y optimizar los envíos, y cuenta con un repositorio de tarifas de envío actualizadas para transportistas que puede ascender a decenas de miles.
Ejecución
Un TMS también permite a los usuarios ejecutar las principales acciones de la gestión de cargas, incluida la reserva de envíos con los transportistas. La visibilidad en tiempo real del movimiento de la carga a través de la red de transporte permite rastrear los envíos y compartir esa información con clientes y proveedores. También existen mecanismos de comunicación para contactar con los conductores en tránsito y funciones del Sistema de Posicionamiento Global (GPS) para medir el tiempo y la distancia.
Planificación
Aunque la mayoría de las funciones del TMS se centran en la ejecución, gran parte de la potencia del sistema procede de las herramientas que ofrece para planificar y optimizar el proceso de envío. Proporciona datos y análisis sobre factores críticos, como el precio, el nivel de servicio y el tiempo de tránsito, para que los usuarios puedan elegir los transportistas y las rutas con más probabilidades de transportar las mercancías de la forma más rápida y barata. Estas capacidades de optimización pueden extenderse hasta el nivel de pedido y carga. Los usuarios pueden, por ejemplo, dimensionar las cargas o redirigir los pedidos para maximizar el uso de los recursos del transportista en envíos de carga parcial (LTL). También pueden planificar viajes de varios tramos para minimizar los costos de combustible y mano de obra al evitar kilómetros vacíos entre paradas.
Un TMS suele disponer de funciones de generación de informes y análisis para analizar los indicadores clave de rendimiento (KPI) del transportista y otras métricas importantes. También puede exportar datos e informes al sistema ERP o a una plataforma de inteligencia empresarial (BI) para su análisis.
Administración
La gestión del transporte y la logística son tareas intrínsecamente complejas que requieren una gran cantidad de papeleo para las transacciones entre empresas (B2B), el cumplimiento de la normativa y las auditorías. En consecuencia, un TMS debe tener suficientes funciones administrativas para apoyar la documentación y los requisitos de información financiera. Las funciones típicas incluyen facturación, pago y herramientas para garantizar la exactitud comparando las tarifas publicadas de un transportista con los importes de una factura, por ejemplo. Puede haber un sistema de pago automático para minimizar la gestión de las facturas. Un TMS también puede generar un conocimiento de embarque, un tipo de recibo que un cargador o transportista puede emitir para especificar los artículos de un envío y los términos del contrato. Los conocimientos de embarque también se utilizan en aduanas y seguros.
Un TMS también debe gestionar la liquidación, un proceso más complejo que requiere documentar ciertos hitos y métricas de la carga antes de que se pueda realizar el pago, como la prueba de entrega, recogida y tiempo en tránsito. Los datos recopilados durante el proceso de liquidación son utilizados por los procesos de gestión y optimización del rendimiento del TMS. Los usuarios del TMS pueden buscar en los datos de liquidación pistas sobre la demanda de los clientes y la utilización de la capacidad, así como para negociar precios especiales por factores como la velocidad de carga y la hora del día.
Los datos de rendimiento también pueden utilizarse para verificar el cumplimiento de las normativas de transporte federales y estatales. Esto puede ser importante cuando las agencias federales y estatales realizan inspecciones sorpresa, que a menudo implican auditorías de carga. También puede utilizarse para demostrar por qué un transportista es mejor que otro, basándose en métricas de rendimiento relevantes.
Beneficios del sistema de gestión de transporte
El software de gestión del transporte puede beneficiar a las empresas de numerosas maneras, entre las que se incluyen las siguientes:
- Reducción de los costes de distribución y almacenamiento gracias a una mejor gestión de la flota, el uso de la mano de obra y el espacio, y la coordinación entre las funciones de transporte y cumplimiento.
- Mayor satisfacción del cliente gracias a un proceso de envío más ágil.
- Visibilidad de la cadena de suministro gracias a la capacidad de rastrear y supervisar el ciclo de vida de los pedidos y envíos en tiempo real.
- Mejora de la gestión del inventario y de las previsiones gracias a una mayor visibilidad y responsabilidad en la red de la cadena de suministro.
- Reducción de los costes administrativos y los errores de facturación gracias a la automatización de los procesos de pago y auditoría de los fletes.
Retos del TMS
Debido a la complejidad y a las exigencias únicas de las soluciones TMS, se pueden identificar algunos retos que deben abordarse durante la planificación, la implantación y el mantenimiento.
- Dificultades y costes en la transición de un TMS heredado a una nueva plataforma. Los sistemas heredados de hace décadas pueden seguir funcionando bien, pero es probable que los sistemas más recientes tengan más funciones y una mayor adaptabilidad a los cambiantes requisitos del transporte. La transición a una nueva plataforma puede requerir mucho tiempo y dinero. También puede requerir tiempo que el nuevo sistema acepte datos formateados para el sistema heredado.
- Dificultades de interconexión con sistemas externos que se comunican con vehículos de motor y conductores. La capacidad de conexión con los vehículos de motor y los conductores es muy importante, por lo que un nuevo sistema podría tener dificultades para conectarse con los sistemas inalámbricos onboard existentes en los vehículos de motor.
- Dificultades de conexión con otros sistemas de transportistas. Dado que los TMS podrían comunicarse con otras plataformas de TMS de transportistas, la capacidad de intercambiar datos y otra información entre sistemas podría ser un reto.
- Dificultades para cumplir la normativa federal y estatal. Lograr el cumplimiento de las numerosas normativas en el transporte puede ser un reto, pero la capacidad de demostrar el cumplimiento es fundamental.
- Dificultades para conseguir que los empleados acepten el nuevo sistema. Esto ocurre siempre que se sustituye un sistema conocido por otro nuevo. Animar a los usuarios de TMS a aceptar un nuevo sistema requiere formación, paciencia y un plan de transición bien pensado.
Proveedores de software de sistemas de gestión de transporte
Los proveedores de software TMS se dividen en las siguientes cuatro categorías de productos:
- Suites de ERP. Microsoft, Oracle y SAP son importantes proveedores de ERP que ofrecen importantes módulos de TMS como opciones en sus suites. Otros proveedores de ERP pueden recurrir a TMS de terceros que pueden integrarse con sus ofertas de ERP. Los proveedores de ERP más pequeños también tienen módulos de distribución que gestionan algunas tareas de TMS, pero que pueden no ser un verdadero TMS.
- Suites de SCM. Los fabricantes de suites SCM suelen proporcionar todo menos el componente ERP. Entre los principales figuran Blue Yonder (antes JDA Software Group) y Manhattan Associates, E2open y BluJay (adquirida por E2open).
- TMS especializados. MercuryGate, Kuebix y Alpega Group compiten con 3Gtms, 3T Logistics, C.H. Robinson (Navisphere), Infor GT Nexus y muchos otros.
- Servicios TMS. Varios proveedores de software TMS ofrecen versiones de servicios gestionados, entre ellos BluJay, C.H. Robinson, Kuebix y Transplace.
El futuro de los sistemas de gestión de transporte
El auge del comercio omnicanal sigue estimulando la demanda de tecnología TMS, ya que las empresas buscan formas de dar servicio a un número creciente de canales de distribución. Para satisfacer estas necesidades, un TMS debe tener una buena integración con los sitios de comercio electrónico y la capacidad de gestionar la entrega de un solo paquete, ya que cada vez más consumidores optan por renunciar a comprar en las tiendas. La tendencia a recurrir a la entrega a domicilio no ha dejado de crecer en popularidad desde la pandemia del COVID-19, ya que cada vez más personas trabajan desde casa y reducen sus desplazamientos a las tiendas.
Las últimas tecnologías, como el Internet de las cosas (IoT), la inteligencia artificial (IA) y las redes celulares 5G, siguen teniendo un impacto significativo en la SCM al mejorar la visibilidad de la cadena de suministro, es decir, la capacidad de obtener datos oportunos sobre las mercancías en los puntos críticos de la cadena. El IoT abarata la conectividad de las redes y los sensores, lo que permite recopilar más datos, cada vez más en tiempo real y de artículos más pequeños, como paquetes individuales. Los avances en las redes también están haciendo que los TMS estén disponibles en smartphones y otros dispositivos móviles.
La IA y el aprendizaje automático (ML) refuerzan el análisis avanzado, aportando nuevas capacidades de diagnóstico y predicción a los TMS, como la selección optimizada de transportistas y el mantenimiento preventivo, todo ello con el objetivo de mejorar continuamente las operaciones de transporte. Los gráficos tridimensionales son cada vez más comunes en las herramientas de visualización que ayudan, por ejemplo, a diseñar las cargas. SaaS sigue proporcionando un importante mecanismo de entrega para estas capacidades.
Es probable que la tecnología de contabilidad distribuida blockchain afecte el diseño y el uso de la tecnología TMS. Algunos observadores consideran que SCM es la aplicación práctica más prometedora de blockchain, que está diseñada para proporcionar una forma eficiente y segura para que un gran número de participantes ejecuten transacciones y compartan información digital. En la gestión del transporte y la logística, se espera que blockchain facilite el intercambio de datos fiables y detallados sobre una amplia variedad de mercancías. También podría mejorar la eficiencia de los documentos esenciales utilizados en logística, desde pedidos a facturas y contratos.
En el tiempo transcurrido desde la pandemia, las tendencias a largo plazo siguen apuntando a una creciente globalización de las cadenas de suministro. El continuo avance hacia la implantación de SaaS, el uso de recursos de IA/ML y la ubicuidad de los dispositivos basados en Internet deberían agilizar la tecnología TMS y prepararla para asumir un papel aún mayor en la SCM.
