¿Qué es ERP (planificación de recursos empresariales)?
ERP, o planificación de recursos empresariales, es un software diseñado para gestionar e integrar las funciones de los principales procesos de negocio, como finanzas, RR.HH., cadena de suministro y gestión de inventario en un único sistema.
El ERP, ampliamente utilizado en empresas de todos los tamaños, se considera un elemento indispensable para las grandes empresas y se está implementando cada vez más en pequeñas empresas en crecimiento. La complejidad de la economía global y las demandas modernas de los consumidores han hecho que la agilización de los procesos comerciales y la gestión y optimización de los datos sean fundamentales. El ERP suele ser la base de estas capacidades.
Componentes clave de un sistema ERP
Un sistema ERP consta de componentes de software o módulos , cada uno de los cuales se centra en un proceso empresarial específico. Algunos módulos se consideran «fundamentales» para casi cualquier tipo de negocio y son los primeros en implementarse:
- El módulo de finanzas del ERP automatiza la contabilidad básica, la facturación, el análisis financiero, las previsiones y la elaboración de informes. A menudo, es la razón principal por la que una empresa pasa de un software de contabilidad independiente a un ERP. La creciente complejidad de la empresa hace evidente la necesidad de tener un único sistema para gestionar todas las transacciones financieras y la contabilidad de varias unidades de negocio y líneas de productos.
- Los recursos humanos (RR. HH.), también conocidos como gestión del capital humano (HCM), son otro proceso fundamental que las empresas intentan mejorar con ERP. El HCM básico se encarga de los registros de los empleados, la gestión de los beneficios y la nómina, pero a menudo añade funciones de gestión del talento, como la contratación y la gestión del rendimiento.
- Otros módulos ERP comunes a la mayoría de las empresas incluyen la gestión de pedidos, la gestión de relaciones con los clientes (CRM) y las compras (adquisiciones).
Las empresas que se dedican a la fabricación o distribución suelen añadir un módulo de gestión de la cadena de suministro (SCM) para realizar un seguimiento de los niveles de inventario y gestionar los almacenes y el transporte a lo largo de la cadena de suministro. Si sus necesidades comerciales son complejas, pueden añadir un sistema de gestión de almacenes (WMS) y un sistema de gestión del transporte (TMS), quizás de distintos proveedores de software, para gestionar estas funciones logísticas.
Estos módulos adicionales, que las empresas suelen comprar cuando superan los módulos normalmente más básicos incluidos en su sistema ERP, suelen denominarse «los mejores de su clase».
¿Cómo funcionan los sistemas ERP?
El ERP se distingue de las aplicaciones independientes por su base de datos central que registra información de las transacciones comerciales y otras acciones realizadas en los módulos, y por la integración que permite que los módulos se comuniquen entre sí y con la base de datos común.
La base de datos centralizada proporciona lo que en TI se conoce como una única fuente de verdad, lo que garantiza que cada módulo tenga información actualizada (ver Figura 1).
También es probable que un sistema ERP tenga una apariencia consistente en todos sus módulos, a diferencia de una colección de software de gestión empresarial de diferentes proveedores.
A continuación se muestra un ejemplo abreviado de cómo estos módulos conectados comparten información para ayudar a un usuario de ERP a completar un conjunto de tareas llamadas «de pedido a cobro»: el proceso de ingresar pedidos de clientes, entregar productos y luego recibir y registrar el pago.
El usuario del ERP introduce información sobre el cliente, como datos de contacto, y crea un pedido de venta en el módulo de gestión de pedidos. A continuación, comprueba la disponibilidad del producto en el módulo de gestión de inventario (o en una parte de la gestión de pedidos con acceso a los datos de inventario) y vuelve a la gestión de pedidos para organizar el envío.
Cuando llega la confirmación de que el cliente ha recibido el envío, el usuario crea una entrada en la sección de cuentas por cobrar del libro mayor, el nombre colectivo de las cuentas en el módulo de finanzas del ERP. Allí, genera una factura y la envía al cliente. Cuando llega el pago, el usuario lo introduce en el libro mayor o en un módulo de gestión de efectivo y el ingreso se registra y se concilia con la cuenta bancaria de la empresa.
Si el flujo de trabajo está mayoritariamente automatizado, gran parte de esta entrada manual de datos la realiza el sistema ERP, tal vez en un módulo dedicado de pedido a cobro, y algunos campos de datos ya estarán completados con información de otros módulos. Tras bambalinas, los módulos ERP intercambian mensajes entre sí o modifican registros en la base de datos para garantizar que los datos sean precisos. Por ejemplo, cuando el usuario solicita el envío de un pedido, los datos a los que accede el módulo de gestión de inventario deben cambiar para reflejar la reducción del inventario disponible.
La figura 2 muestra cómo el ERP interactúa con un WMS y un TMS para procesar pedidos.
¿Por qué son importantes los sistemas ERP para las empresas?
El ERP es el sistema nervioso digital de todas las empresas, salvo las más pequeñas. Cuando se instala el software por primera vez, proporciona casi de inmediato las ventajas tradicionales de la informatización: la automatización y digitalización parcial de los procesos manuales basados en papel. Pero las ventajas del ERP van mucho más allá.
Las transacciones y el mantenimiento de registros suelen acelerarse y volverse más precisos y predecibles. Los trabajadores de todos los departamentos obtienen acceso a información oportuna, lo que mejora la comunicación, la toma de decisiones y la coordinación de los procesos comerciales. De este modo, las empresas se vuelven más ágiles y capaces de responder a las cambiantes condiciones del mercado. El acceso a Internet extiende el ERP a los clientes, proveedores y socios, lo que ayuda a alinear la oferta con la demanda y, en última instancia, a aumentar las ganancias.
Beneficios de los sistemas ERP
El ERP ofrece numerosos beneficios, la mayoría de los cuales provienen del intercambio de información y la estandarización. Debido a que los módulos ERP pueden compartir datos con mayor facilidad que los sistemas dispares, pueden hacer que los procesos comerciales interdepartamentales sean más fáciles de administrar. También pueden permitir una mejor comprensión de los datos en tiempo real y la inteligencia comercial, especialmente con las tecnologías más nuevas que muchos sistemas ERP están incluyendo, como análisis avanzados, inteligencia artificial (incluido el aprendizaje automático) e Internet industrial de las cosas.
Además, el software ERP ofrece otras ventajas:
- Aumenta la eficiencia al automatizar la recopilación de datos.
- Permite el crecimiento mediante la gestión de procesos de negocio cada vez más complejos.
- Ayuda a reducir el riesgo al permitir un mejor cumplimiento.
- Fomenta la colaboración a través de la comunicación y el intercambio de datos.
- Mejora el servicio al cliente.
- Mejora la gestión de la cadena de suministro.
- Ahorra dinero agilizando procesos.
- Permite una mayor visibilidad, a menudo en tiempo real, de partes del negocio, como el inventario, que son fundamentales para satisfacer las necesidades de los clientes.
- Permite una mejor elaboración de informes y planificación gracias a datos más oportunos y precisos.
Tipos de sistemas ERP
Los productos ERP generalmente varían según el tamaño de la empresa a la que están destinados, el tipo de infraestructura informática en la que se ejecutan y si tienen características específicas para una industria en particular.
Pequeñas empresas vs medianas empresas vs grandes empresas
Para el mercado de pequeñas empresas, algunos proveedores crean ERP de nivel básico que viene con módulos básicos de RR.HH., finanzas y otros de uso común, como gestión de pedidos y CRM, y es relativamente fácil de implementar.
Otros productos están pensados para el llamado mercado medio. Las definiciones varían, pero el mercado medio se define generalmente como empresas con varios cientos de empleados e ingresos anuales entre $50 millones y $1 mil millones. El ERP de mercado medio agrega más módulos opcionales, como SCM y WMS, y puede dar cabida a más usuarios que el ERP de nivel básico.
Algunos proveedores de ERP de nivel básico venden tanto a empresas pequeñas como medianas (a menudo agrupadas como PYMES) y afirman que sus productos pueden escalar para adaptarse al crecimiento.
La categoría superior son las grandes empresas: compañías con más de mil millones de dólares en ingresos y, por lo general, miles de empleados. No es sorprendente que los grandes sistemas ERP generalmente tengan la mayor cantidad de módulos, con más capacidades en cada módulo y capacidad para miles, incluso cientos de miles, de usuarios.
Local vs nube vs híbrido
Los primeros sistemas ERP que se vendieron entre los años 70 y 90 se ejecutaban en las instalaciones, es decir, en las computadoras de la empresa. Hoy en día, es igualmente probable que el ERP se ejecute en la nube, en sistemas mantenidos por el proveedor o un proveedor de servicios, y los usuarios acceden al software a través de Internet desde su escritorio o dispositivos móviles. Algunos sistemas combinan módulos locales y en la nube en lo que se denomina ERP híbrido.
Los diferentes modelos de implementación (como la industria llama a las opciones de ERP en la nube, locales e híbridos) tienen un impacto importante en las capacidades de un producto ERP, la facilidad de uso, el costo, la velocidad de implementación y el mercado objetivo.
Por lo general, el ERP local debe pagarse por adelantado, con una licencia de software para una cierta cantidad de usuarios. Suele ser el que más tiempo lleva implementarse (los proyectos pueden durar años) y la actualización a nuevas versiones puede ser lenta. Pero el ERP local tiene dos grandes ventajas sobre la mayoría de los tipos de ERP en la nube: se puede personalizar para satisfacer un requisito empresarial único y, a menudo, es más fácil de integrar con otros sistemas locales que son fundamentales para el rendimiento empresarial, como la automatización de fábricas o los sistemas de almacén (consulte la Figura 3).
Algunas empresas se muestran reacias a poner estos sistemas críticos en la nube por diversas razones, como la percepción de riesgos de seguridad o la pérdida de control de los datos. Otras empresas que trabajan en sectores muy regulados o en el gobierno pueden verse limitadas por la ubicación de los sistemas y los datos, lo que a menudo implica mantener el sistema en las instalaciones.
Por el contrario, el ERP en la nube suele requerir menos dinero por adelantado porque se paga normalmente mediante una suscripción mensual; sin embargo, con el tiempo, las tarifas pueden costar más que una licencia. Los mayores ahorros suelen darse con el ERP SaaS multiusuario, un tipo de ERP en la nube en el que diferentes clientes comparten la misma copia del software, lo que proporciona economías de escala que permiten al proveedor trasladar algunos ahorros. El ERP SaaS también tiende a ser más ágil y admite menos procesos comerciales que el ERP local, pero esta simplicidad suele hacer que sea más fácil de usar.
Debido al ahorro de costes y a la velocidad de implementación que ofrece la nube, muchos productos ERP destinados a las PYMES son SaaS, aunque todavía existen algunas marcas locales. Históricamente, las grandes empresas han preferido el ERP local, principalmente porque tenían más recursos (tiempo, personal y dinero) para implementar y mantener los sistemas complejos. Sin embargo, en la última década, aproximadamente, muchas grandes empresas han migrado a un modelo híbrido, añadiendo módulos en la nube para HCM, finanzas y SCM.
Algunos sistemas ERP tienen características que se necesitan en industrias específicas, como la del petróleo y el gas, la fabricación de automóviles, la alimentación y las bebidas, el comercio minorista y los servicios públicos. A menudo, el proveedor de ERP se asocia con un desarrollador de software con experiencia en una industria específica para crear complementos para un sistema ERP de uso general.
Historia del ERP
Los orígenes de la fabricación. Las raíces del ERP se remontan a la planificación de los requisitos de material (MRP), un sistema para calcular los materiales y componentes necesarios para fabricar un producto que fue desarrollado por el ingeniero de IBM Joseph Orlicky en 1964. En la década de 1970, el software MRP era un pilar de las operaciones de fabricación.
En 1983, el experto en gestión Oliver Wight desarrolló la planificación de recursos de fabricación (MRP II), que extendió el MRP a otros tipos de operaciones, incluidas las financieras, y agregó soporte para la planificación de la capacidad y el control del taller, entre otros.
Surge el software de back-office. Por otra parte, en la década de 1970, los proveedores (entre ellos dos startups, SAP y Baan) comenzaron a desarrollar software de mainframe para gestionar procesos financieros en una única base de datos. El software empresarial modular e integrado creció hasta abarcar otras funciones empresariales denominadas back-office, entre ellas RR.HH.
En 1990, los analistas de la firma de investigación Gartner concluyeron que esta categoría de software necesitaba su propio nombre y lo llamaron planificación de recursos empresariales para denotar su función de propósito general.
El MRP no ha desaparecido y los objetivos aún distintos del MRP y del ERP garantizan un papel para ambos. Hoy en día, los paquetes de software ERP que se venden a los fabricantes suelen tener un módulo MRP. El término MRP II, por otro lado, se ha convertido en sinónimo de ERP y rara vez se utiliza.
La implementación evoluciona. En los primeros días de los sistemas tipo ERP en la década de 1970, el software se ejecutaba en computadoras mainframe. En la década de 1990, los proveedores de ERP mainframe comenzaron a migrar el software al modelo cliente-servidor, donde los dispositivos de escritorio se comunican con una computadora servidor central. El ERP ahora era accesible para más usuarios de manera más económica. La facilidad de uso mejoró con respecto a las torpes interfaces de usuario (UI) basadas en caracteres de la época de los mainframes a medida que los proveedores de ERP añadieron interfaces gráficas de usuario al estilo de Microsoft Windows al software cliente y, pronto, al propio Windows. A mediados de la década de 1990, a medida que la web crecía en popularidad, el ERP cliente-servidor se estaba modernizando con IU similares a las de los navegadores web.
La llegada del ERP en la nube a finales de los años 90 supuso el siguiente cambio fundamental en la forma de ofrecer y consumir el ERP. La conectividad a Internet de la computación en la nube facilitó a las empresas la conexión de sus sistemas ERP con los clientes, proveedores y socios. También convirtió a los navegadores web en la interfaz de usuario estándar para la mayoría de los nuevos sistemas ERP.
En los últimos años, los proveedores de ERP han centrado la mayor parte de su investigación y desarrollo en sus productos en la nube para permitir la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, la cadena de bloques, el análisis predictivo y otras tecnologías emergentes que requieren la potencia informática superior y la conectividad a Internet de la nube.
Proveedores de ERP
Hay docenas de proveedores de ERP, la mayoría de los cuales ofrecen opciones tanto locales como en la nube.
Cuatro proveedores — Infor, Microsoft, Oracle y SAP — son los líderes del mercado en ventas, según la mayoría de las empresas de investigación, y tienen las líneas de productos más amplias, que abarcan todas las categorías de ERP descritas anteriormente. También cuentan con la mayor base instalada de antiguos sistemas locales, lo que el sector denomina ERP heredados.
Varios proveedores son populares entre las PYMES, en particular Acumatica, Sage Intacct y Oracle NetSuite, el pionero de ERP SaaS. Workday es otro proveedor de ERP SaaS influyente y de rápido crecimiento.
Otros proveedores destacados incluyen Epicor, IFS, DELMIAWorks (anteriormente IQMS), Plex Systems, QAD, Syspro y Unit4.
