Si alguna vez ha utilizado Google o alguno de sus servicios, probablemente se haya encontrado con el nombre de la mejor solución de almacenamiento en la nube de Google, Google Drive; pero ¿Cómo funciona Google Drive? En este artículo, cubriremos los conceptos básicos de qué es y para qué se usa más comúnmente.
¿Qué es Google Drive?
Google Drive es un servicio de almacenamiento en la nube que permite a los usuarios almacenar y acceder a archivos en línea. El servicio sincroniza los documentos almacenados, fotos y mucho más a través de todos los dispositivos del usuario, incluyendo dispositivos móviles, tablets y PCs.
Google Drive se integra con otros servicios y sistemas de la empresa — como Google Docs, Gmail, Android, Chrome, YouTube, Google Analytics y Google+. Google Drive compite con Microsoft OneDrive, Apple iCloud, Box, Dropbox y SugarSync.
¿Por qué utilizar Google Drive?
Google Drive es uno de los servicios de almacenamiento en la nube más populares de la actualidad. Si nunca has utilizado un servicio de almacenamiento basado en la nube como Google Drive, tómate un momento para considerar las ventajas de guardar tus archivos online. Dado que se puede acceder a los archivos desde cualquier computadora con conexión a Internet, Drive elimina la necesidad de enviar un archivo por correo electrónico o guardarlo en una unidad USB. Y como Drive te permite compartir archivos, trabajar con otras personas resulta mucho más fácil.
¿Cómo funciona Google Drive?
Para empezar a utilizar Google Drive, el usuario debe crear una cuenta de Google o iniciar sesión en ella. A continuación, el usuario escribe drive.google.com en su navegador. Aparecerá automáticamente Mi Drive, que puede contener archivos y carpetas subidos o sincronizados, así como archivos de Google Sheets, Google Slides y Google Docs. A continuación, el usuario puede subir archivos desde su ordenador o crear archivos en Google Drive.
Como alternativa, el usuario puede descargar una aplicación de Google Drive en uno o varios dispositivos. Aparecerá una carpeta de Google Drive junto con otras carpetas en el sistema de archivos de cada dispositivo. Los archivos que el usuario añada a una carpeta estarán disponibles a través de una aplicación web de Google Drive o de la carpeta de Google Drive de cada dispositivo.
Cuando un usuario crea un archivo o una carpeta, se convierte en su propietario de forma predeterminada. El propietario puede controlar el nivel de visibilidad — pública o privada compartida con cuentas específicas de Google — y transferir la propiedad a otro usuario utilizando direcciones de Gmail. El propietario también puede regular los permisos tanto de las carpetas como de los archivos, utilizando niveles de acceso como editor, visor y comentarista.
¿Qué son Google Docs, Google Slides y Google Sheets?
Google Docs, Google Slides y Google Sheets conforman el paquete ofimático de Google Drive: Docs es un procesador de textos, Slides es un programa de presentaciones y Sheets es un programa de hojas de cálculo. Respectivamente, pueden compararse con Microsoft Word, Microsoft PowerPoint y Microsoft Excel. Aunque las versiones de Google carecen de algunas capacidades que tienen esas aplicaciones de Microsoft Office, son sencillas, colaborativas y gratuitas.
Cada aplicación del paquete permite a los usuarios crear y editar documentos, presentaciones y hojas de cálculo que pueden almacenar en Google Drive. Los usuarios pueden acceder a las aplicaciones en la web mediante navegadores como Google Chrome, Microsoft Internet Explorer y Edge, Mozilla Firefox y Apple Safari. También hay aplicaciones móviles para Android e iOS. Cada aplicación también permite a los usuarios guardar, editar y compartir archivos en formatos de Microsoft Office.
Aplicaciones para escritorio, web y móvil de Google Drive
La mayoría de los usuarios acceden a Google Drive a través de su aplicación web. Los usuarios sin acceso Wi-Fi pueden ver y editar archivos a través de una extensión oficial de Chrome, Google Docs Offline. Otra extensión oficial para Chrome, Guardar en Google Drive, permite a los usuarios guardar contenido de la web en Google Drive a través del navegador o de un menú contextual.
Anteriormente, Google Drive contaba con apps de escritorio para Windows y macOS, pero el soporte para estas finalizó en mayo de 2018. Entonces, una aplicación de escritorio llamada Backup and Sync permitía a los usuarios sincronizar copias de archivos almacenados localmente en la nube. Los usuarios empresariales también podían usar Drive File Stream para macOS y Windows, que almacenaba archivos en línea y evitaba que los usuarios guardaran datos corporativos confidenciales en sus discos duros. En el momento de la publicación, todas estas funciones se han integrado en la completa aplicación Drive para ordenadores.
Las aplicaciones móviles de Google Drive para iOS y Android permiten a los usuarios almacenar, compartir y ver archivos. Sin embargo, para crear y editar archivos, los usuarios deben utilizar las aplicaciones independientes Google Docs, Sheets y Slides.
Funciones importantes de Google Drive
Google Drive se integra con varias aplicaciones web externas propias y de terceros que los usuarios pueden añadir desde Chrome Web Store. Los usuarios pueden firmar documentos, crear diagramas de flujo, almacenar archivos de música y completar otras tareas utilizando estas aplicaciones. Para añadir una aplicación de terceros, los usuarios pueden hacer clic en Mi unidad, Más y, a continuación, en Conectar más aplicaciones. La instalación de las aplicaciones de terceros es gratuita, pero pueden cobrar a los usuarios por utilizar determinadas funciones.
La función de búsqueda de Google Drive puede ordenar los resultados por nombre de elemento, tipo de archivo, fecha de modificación, ubicación, propietario, etc. Los usuarios también pueden hacer consultas en lenguaje natural, como «encontrar mis presentaciones de ventas del pasado mayo».
La función de acceso rápido para las aplicaciones Android, iOS y web utiliza el aprendizaje automático para predecir los archivos que los usuarios necesitarán en función de su actividad en Drive y sus patrones de trabajo diarios.
Precios y niveles de almacenamiento
En el momento de escribir este artículo, Google ofrece 15 gigabytes de almacenamiento gratuito y cantidades mayores a precios bajos: 100 GB por $1.99 al mes, 200 GB por $2.99 al mes y 2 TB por $19.99 al mes. Los planes de almacenamiento adicionales pueden ofrecer cantidades mayores por cuotas mensuales adicionales.
Google renueva automáticamente las suscripciones a Drive al final de cada mes y da un periodo de gracia de siete días para que los usuarios actualicen su información de pago si falla la renovación automática. Si los usuarios cancelan una suscripción o dejan que caduque, su cuenta volverá al nivel de almacenamiento gratuito de 15 GB.
Uso de Google Drive para consumidores y empresas
Google Drive for Work, la versión empresarial de Google Drive, se lanzó en junio de 2014 y ahora está bajo el paraguas de Google Workspace. Ofrece almacenamiento ilimitado, más controles de gestión para los administradores de TI, interfaces de programación de aplicaciones para conectarse a las aplicaciones empresariales existentes de una organización y asistencia técnica adicional de Google.
Seguridad de Google Drive
Los datos de Google Drive se cifran con el estándar Transport Layer Security antes de salir del dispositivo del usuario y subirse a la nube de Google. Los datos se descifran y se vuelven a cifrar con el estándar de cifrado avanzado (AES) de 128 bits cuando llegan a Google. Las claves de cifrado AES también se cifran, lo que añade otra capa de seguridad. Google Drive admite la autenticación de dos factores y, en las condiciones adecuadas, cumple la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico.
Preguntas Frecuentes
Abre Google Drive en tu escritorio y abre o crea una carpeta; a continuación, arrastra y suelta en ella los archivos que desees subir. También puedes seleccionar Nuevo > Subida de archivos o Subida de carpetas. A continuación, selecciona el archivo o la carpeta que quieras subir y haz clic en Abrir.
Accede a Google Drive desde tu escritorio, haz clic en el icono de Configuración y, a continuación, selecciona Obtener copia de seguridad y sincronización para Windows/Mac. Descarga e instala el software. Ábrelo e inicia sesión con tu nombre de usuario y contraseña de Google; a continuación, elige lo que quieras sincronizar.
En un ordenador de sobremesa, haz clic con el botón derecho en el archivo que desees y, a continuación, selecciona Descargar en el menú. En Android, abre la aplicación Google Drive, toca el icono Más situado junto al nombre del archivo y selecciona Descargar. Para iOS, abre la aplicación Google Drive y toca Más junto al archivo; a continuación, elige si deseas guardarlo en el teléfono o abrirlo en otra aplicación.
En general, Google Drive es seguro. Google afirma que almacena tus archivos en centros de datos seguros y que evalúa automáticamente todo lo que se te envía en busca de phishing o malware. Puedes aumentar aún más la seguridad utilizando la autenticación de dos factores y teniendo cuidado con las personas con las que compartes archivos o colaboras.