Sistema de contabilidad integrado

Los sistemas de contabilidad integrados proporcionan información sobre el costo de cada producto, trabajo u operación.

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¿Qué es un sistema de contabilidad integrado?

Un sistema de contabilidad integrado es un tipo de software que combina las principales funciones de contabilidad financiera en una sola aplicación. La sustitución de varios sistemas o programas independientes elimina la necesidad de libros o registros separados para realizar pedidos, calcular costos y otros fines de contabilidad de gestión. La integración de estas funciones ayuda a estandarizar los procedimientos para registrar transacciones y difundir información financiera e interconecta las actividades de elaboración de informes de las diferentes áreas funcionales de las empresas, como terminales de puntos de venta, oficinas e instalaciones de almacenamiento.

Los sistemas de contabilidad integrados proporcionan información sobre el costo de cada producto, trabajo u operación, así como información completa sobre las ganancias o pérdidas de toda una organización. Estos sistemas ayudan a la gerencia a lograr y mantener el control sobre las operaciones al permitir que las empresas determinen los costos marginales, las variaciones y las pérdidas o ganancias anormales. Además, los sistemas de contabilidad integrados se pueden utilizar para estimar, informar y monitorear los costos laborales de una empresa, así como para rastrear y convertir el tiempo de los empleados en nómina. Estos sistemas también pueden manejar procesos adicionales como compras de inventario, ensamblaje y ventas, y enviar información como estados de cuenta y facturas a clientes o proveedores.

Características principales de los sistemas de contabilidad integrados

La mayoría de los sistemas de contabilidad integrados ofrecen módulos de funciones básicas y no básicas, todos los cuales ofrecen la misma experiencia de usuario y están perfectamente interconectados. Los módulos básicos incluyen lo siguiente:

  • Libros de contabilidad de deudores y acreedores.
  • Conciliación bancaria.
  • Libros mayores generales .
  • Ordenes de compra.
  • Inventario de existencias.
  • Facturación y contabilidad.

Los módulos no esenciales son opcionales; por ejemplo, procesamiento de pagos electrónicos, cobro de deudas, gestión de nóminas y fichas horarias, contabilidad departamental y compatibilidad con sistemas multidivisa o de impuestos al valor agregado. Algunos sistemas también se pueden conectar con sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), gestión de inventario y gestión de relaciones con clientes (CRM).

Beneficios de los sistemas contables integrados

Una ventaja clave de un sistema contable integrado es que la información se ingresa una sola vez y se comparte con otros módulos, incluido el libro mayor. Todas las aplicaciones utilizan y acceden a una base de datos de información. Al no tener que volver a ingresar datos de un sistema a otro, se reduce la probabilidad de error humano y se elimina la necesidad de conciliar varios libros mayores y funciones, que se actualizan automáticamente y en tiempo real.

Esto significa que las finanzas están siempre actualizadas y que las operaciones contables sofisticadas, como el cálculo de costes de trabajo y de comisiones, se realizan automáticamente con solo procesar los pedidos. Además, mantener un conjunto de cuentas único evita la duplicación de esfuerzos y proporciona a los responsables de la toma de decisiones información precisa de manera oportuna.

Cómo elegir un sistema de contabilidad integrado

En la actualidad, empresas de todos los tamaños han adoptado sistemas de contabilidad integrados y existen muchos productos y proveedores entre los que elegir. En algunos casos, los sistemas se compran por separado y se integran más tarde. Las grandes empresas pueden desarrollar sistemas personalizados internamente, aunque estos sistemas son los más caros y están diseñados para funcionar con un servicio de atención al cliente y soporte interno.

Los sistemas de contabilidad integrados también pueden diseñarse para industrias o entornos regulatorios específicos. Al elegir un sistema de contabilidad integrado, las empresas deben definir una idea clara de los objetivos que necesitan lograr. Algunas consideraciones podrían incluir qué tipos de informes financieros se deben generar, cuáles son los objetivos financieros a largo plazo, qué funciones adicionales se requieren y cuántos usuarios necesitan acceder al sistema.

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