Modulo de finanzas de ERP

¿Qué es el módulo de finanzas de ERP?

El módulo de finanzas de ERP es el componente de software que maneja las principales funciones de contabilidad y gestión financiera de un sistema de planificación de recursos empresariales. Contiene registros contables estándar, como el libro mayor y el balance general; genera informes financieros; y maneja transacciones relacionadas, como la facturación y los informes de gastos. El módulo de finanzas de ERP, al que a veces se hace referencia como finanzas básicas, también suele respaldar otras funciones de gestión financiera, como el análisis de rentabilidad y la gestión de ingresos.

El ERP es un software modular diseñado para integrar los procesos de negocio de una organización en un único sistema que funciona sobre una base de datos central. El módulo de finanzas comparte datos con otras funciones empresariales básicas, como la gestión de inventario, la planificación de la producción, las compras y la gestión de las relaciones con los clientes. Cuando una transacción en uno de estos otros módulos tiene un impacto financiero o debe registrarse en el sistema de contabilidad, normalmente desencadena una acción o transferencia de datos en el módulo de finanzas de ERP.

¿Por qué son importantes los módulos de finanzas de ERP?

El módulo de finanzas suele ser el primer componente que se activa en un sistema ERP y la razón por la que las organizaciones reemplazan su software de contabilidad independiente por un ERP. La integración de las finanzas de las distintas funciones empresariales ayuda a garantizar la precisión contable, algo esencial para cumplir con las normativas financieras y los requisitos de presentación de informes que se han vuelto más estrictos en los últimos años. También proporciona los datos financieros consolidados necesarios para medir y mejorar el rendimiento corporativo.

El módulo de finanzas es también el componente que más diferencia al software ERP de otras aplicaciones empresariales integradas, como las suites de gestión de capital humano (HCM) y de gestión de la cadena de suministro, y del predecesor del ERP, la planificación de los requisitos de material, que se ocupa principalmente de las materias primas y los componentes necesarios en la fabricación. Es el único módulo ERP verdaderamente esencial y, a menudo, sirve como vanguardia de la implementación cuando una empresa cambia los sistemas ERP o se expande a nuevas ubicaciones.

Características del módulo de finanzas del ERP

A continuación se presentan las principales características de un módulo de finanzas de ERP:

• Libro mayor. El libro mayor es un registro completo de las transacciones financieras de una empresa. Hace un seguimiento de los ingresos y gastos, el capital, los activos y los pasivos en un conjunto de cuentas numeradas, como las cuentas por pagar y por cobrar, el efectivo y el inventario. Los totales del libro mayor se incorporan a los informes clave que se producen en el módulo de finanzas, en particular el balance general, que registra los activos y los pasivos, y el estado de resultados, que muestra los ingresos y los gastos.
• Cuentas por pagar. Una organización utiliza la función cuentas por pagar para administrar el dinero que debe a los proveedores y otros acreedores. Al automatizar las cuentas por pagar, una empresa puede ahorrar tiempo y dinero, así como minimizar los errores humanos. Las cuentas por pagar también integran los datos de las cuentas por pagar de una organización con su sistema de compras, que puede ser parte del sistema financiero principal o estar en un módulo de compras o adquisiciones independiente, lo que permite un mejor control de los flujos de efectivo.
• Cuentas por cobrar. La función cuentas por cobrar es donde una empresa administra el dinero que los clientes deben. Realiza un seguimiento de los pagos y administra el efectivo y las facturas. Una organización puede utilizar esta función para automatizar tareas como la generación de facturas recurrentes, estados financieros y recordatorios de pago. Al automatizar el proceso de cuentas por cobrar, una empresa puede acelerar los cobros y facilitar el pago a los clientes, mejorando así el flujo de efectivo y la satisfacción del cliente.
• Gestión de activos fijos. Las empresas utilizan esta función para realizar un seguimiento y gestionar activos tangibles, como ordenadores, equipos de fábrica y vehículos. La gestión de activos fijos permite a una organización tener en cuenta los cálculos de depreciación, los requisitos de cumplimiento y las implicaciones fiscales. Al utilizar esta función, puede obtener una mejor visibilidad de cómo utiliza sus activos fijos, junto con sus costes y mantenimiento asociados.
• Compras. La mayoría de los módulos de finanzas de ERP tienen funciones que una empresa puede utilizar para la compra básica de suministros y servicios, incluida la generación de la documentación necesaria, como requisiciones y órdenes de compra. La integración con las cuentas por pagar suele proporcionar la gestión necesaria de las facturas, mientras que el cotejo de facturas garantiza que las facturas de los proveedores coincidan con la información de las cuentas por pagar antes de que se procese el pago. Las organizaciones que necesitan capacidades de compra más sofisticadas, especialmente para comprar las materias primas y los componentes necesarios para la fabricación, generalmente tienen un módulo de compras más sofisticado del proveedor de ERP o de un proveedor externo.
• Gestión de riesgos. Las funciones de gestión de riesgos empresariales del módulo de finanzas permiten a una organización predecir, analizar y gestionar los riesgos para sus operaciones y su estabilidad financiera. Por ejemplo, controlar el riesgo crediticio puede garantizar que una empresa tenga suficientes reservas de efectivo a mano para cubrir las cuentas por pagar si un cliente no realiza un pago. Las funciones de gestión de riesgos también pueden ayudar a las empresas a lidiar con cuestiones relacionadas con la seguridad, las responsabilidades legales, el cumplimiento normativo y los riesgos de reputación.
• Informes. Las funciones básicas de informes brindan acceso a datos financieros, a menudo en tiempo real, y ayudan a una empresa a preparar informes financieros, generalmente para uso interno, aunque algunos productos pueden generar informes y registros de auditoría necesarios para los requisitos regulatorios. La visibilidad de las funciones de informes sobre los datos financieros de ERP ayuda a una organización a tomar decisiones basadas en datos y hacer predicciones sobre sus finanzas. Las funciones de inteligencia empresarial y análisis brindan a una empresa una visión más clara de su panorama de ingresos. Los paneles pueden mostrar ventas reales y esperadas, gastos y otra información financiera.
• Seguimiento de ganancias. El rastreador de ganancias proporciona una imagen de la salud financiera general de una empresa y de cómo está utilizando sus recursos financieros. Con el seguimiento de ganancias, a veces llamado análisis de rentabilidad, una organización tiene visibilidad de dónde provienen sus ganancias. Algunos rastreadores de ganancias también pronostican el retorno de la inversión de diferentes canales de venta según los datos históricos de ventas y gastos.
• Gestión de impuestos. Esta función, disponible en algunos módulos financieros, almacena la configuración fiscal del sistema ERP y proporciona funciones de auditoría e informes fiscales. Permite a una organización recopilar información fiscal de todos sus documentos financieros en un único repositorio. También genera los informes que una empresa necesita para presentar sus impuestos.

Beneficios del ERP

El módulo de finanzas de ERP ayuda a acelerar los procesos financieros de una empresa y ofrece una gestión auditable de los ingresos y los gastos. También permite una comunicación más clara de la información financiera a terceros, incluidos proveedores, clientes y gobiernos.

Otros beneficios incluyen los siguientes:

• Transparencia financiera. Los paneles de análisis, los informes y los libros contables brindan a los usuarios autorizados la información que necesitan para comprender las finanzas de su empresa.
• Mayor productividad. Cuando una empresa automatiza procesos financieros que consumen mucho tiempo, la productividad suele mejorar.
• Menos errores humanos. Los errores contables, incluidos los errores de ingreso de datos, son más fáciles de detectar y evitar.
• Planificación y presupuestación mejor informadas. Las funciones de análisis e informes del módulo de finanzas del ERP ayudan a la empresa a prever costos e ingresos y a elaborar presupuestos más precisos.
• Seguimiento y organización de documentos financieros. El formato digital implica que es menos probable que una organización pierda documentos porque, por lo general, se archivan en el lugar correcto de manera automática.
• No se pierden pagos. La función cuentas por pagar notifica a la empresa sobre los próximos pagos, que se pueden enviar automáticamente.
• Centralización. Los empleados pueden acceder a la información financiera en un solo lugar.
• Integración. Debido a que el módulo de finanzas del ERP está integrado con otros módulos ERP y sistemas empresariales, los gerentes financieros tienen acceso a datos clave, como cifras de ventas y presupuestos de marketing.

Casos de uso del módulo de finanzas ERP

Un caso de uso empresarial es una tarea o flujo de trabajo común que se lleva a cabo mediante software. A continuación, se muestran algunos ejemplos de ERP financiero:

• Cuentas por pagar. Procesamiento de facturas, gestión de efectivo y conciliación bancaria.
• Cuentas por cobrar. Facturación, concesión de créditos y conciliación de facturas con el efectivo recibido.
• Reconocimiento de ingresos. Registro de los ingresos que se reciben a lo largo del tiempo y no en una única transacción. Una normativa estricta exige que estos ingresos se reconozcan correctamente en el libro mayor y en la cuenta de resultados.
• Conciliación. Conciliación automática de discrepancias contables para evitar retrasos en el cierre mensual.
• Cobranzas. Análisis de cuentas por cobrar y de clientes para identificar riesgos de pago y tomar medidas para fomentar el cobro oportuno.

Proveedores de módulos financieros ERP

El mercado de ERP está formado por varias docenas de proveedores que ofrecen una gama de sistemas orientados a empresas de distintos tamaños, desde PYMES hasta grandes empresas.

Infor, Microsoft, Oracle y SAP son los cuatro mayores proveedores de ERP por ingresos globales, según la mayoría de las empresas de investigación de mercado, y tienen amplias líneas de productos que comienzan con ERP de nivel básico para pequeñas empresas.

Las opciones de implementación varían desde sistemas locales hasta ERP basado en la nube que se ejecuta en los servidores del proveedor (o en los de un socio) y se entrega a través de Internet a los usuarios.

Un tipo de nube, SaaS, se utiliza cada vez más como una forma de trasladar únicamente el módulo de finanzas del ERP a la nube mientras se mantienen otras partes del ERP en las instalaciones. Este enfoque híbrido suele ser el primer paso de un plan para trasladar eventualmente todo el ERP a la nube.

Con SaaS, varios clientes suelen compartir una única copia del software, lo que reduce los costes y ayuda a aplicar la estandarización y las buenas prácticas empresariales. Acumatica, Certinia (anteriormente FinancialForce), Oracle NetSuite y Workday son proveedores que se especializan en ERP SaaS.

Otras marcas destacadas de ERP incluyen DELMIAworks, Epicor, IFS, Kenandy, Plex, QAD, Sage Intacct y Syspro.