Formato de archivo BAI2

¿Qué es el formato de archivo BAI2?

El formato de archivo BAI2 es un conjunto de códigos especializados y estandarizados que se utilizan para la gestión de efectivo y las conciliaciones bancarias, y que fue introducido por el Bank Administration Institute (BAI). Los archivos BAI2 llegan al titular de una cuenta desde un banco. Luego, el titular de la cuenta importa los archivos a una aplicación de contabilidad y realiza la conciliación bancaria si es necesario.

Un archivo BAI2 es un archivo estandarizado que permite a las organizaciones conciliar sus cuentas bancarias y administrar electrónicamente su efectivo. Es la versión mejorada del formato de archivo BAI original. La conciliación bancaria es un proceso que resuelve la diferencia entre el saldo de un extracto bancario y el monto correspondiente que aparece en los registros contables de una empresa.

Tanto el formato original como el actualizado fueron desarrollados por BAI, una organización sin fines de lucro con sede en Estados Unidos que proporciona información imparcial e inteligencia empresarial, y herramientas de análisis comparativo para la industria global de servicios financieros.

El archivo BAI2 proporciona información sobre la cuenta bancaria del titular de una cuenta en un formato estándar. Esta información incluye datos sobre débitos y créditos, tanto al final del día como durante el día. El titular de la cuenta puede importar el archivo a su sistema de gestión de transporte o aplicación ERP para conciliar fácilmente todos los pagos realizados y los cobros que ingresaron en su cuenta.

¿Qué es un formato BAI2?

El formato BAI2 se refiere al formato de archivo desarrollado por la BAI para simplificar la presentación de información sobre el saldo de las cuentas y ayudar a las empresas a conciliar sus cuentas con una necesidad mínima de controles manuales.

El archivo BAI2 es legible por máquina, lo que significa que puede ser leído por sistemas cliente, como aplicaciones ERP. La aplicación receptora consume y procesa la información estructurada de la cuenta incluida en el archivo y, a continuación, inicia su proceso automatizado de conciliación de cuentas. Los mensajes BAI2 suelen generarse entre las 00:00 y las 07:00 hora local, aunque las horas exactas pueden variar en función del volumen de transacciones del día anterior en la cuenta del titular.

Estructura del formato de archivo BAI2

El formato de archivo BAI2 estandarizado incluye algunos elementos obligatorios y algunos opcionales.

Los elementos obligatorios son los siguientes:

• Encabezado de archivo. Identifica al remitente y al destinatario del archivo y describe la estructura del archivo; un archivo BAI2 solo puede contener un único grupo.
• Encabezado de grupo. Identifica el grupo de cuentas cuya información es enviada por el mismo remitente; en el archivo BAI2, un grupo puede contener varias cuentas.
• Identificador de cuenta. Identifica información específica de una cuenta en particular, incluido el número de cuenta, el código de moneda, el tipo de fondos y el tipo de actividad de la cuenta (resumen y estado).
• Tráiler de cuenta. Marca el final de una cuenta y especifica el total de control de la cuenta y la cantidad de registros de la cuenta (que pueden incluir los registros opcionales 16: Formato de detalle de transacción u 88: Formato de continuación).
• Tráiler de grupo. Identifica la cantidad de cuentas y registros de un grupo e incluye el total de control del grupo.
• Tráiler de archivo. Especifica el total de control del archivo y el número de cuentas y registros que contiene.

Las organizaciones pueden optar por la generación de informes consolidados, en cuyo caso el archivo BAI2 puede contener más de un grupo. Para crear un informe consolidado, el cliente debe personalizar la agrupación de cuentas y proporcionar su código de país e institución. Para la generación de informes a nivel de cuenta, el archivo BAI2 contendrá solo un grupo y una cuenta dentro del grupo.

Los elementos opcionales en un archivo BAI2 son los siguientes:

• Detalles de la transacción de la cuenta. Especifica los detalles de la transacción, incluidos el monto, el tipo de fondos, el número de referencia del cliente y el código del tipo de transacción.
• Continuación. Sigue al registro número 03, 16 u 88 y su finalidad es continuar los registros 03 o 16.

En la mayoría de los bancos, el formato de archivo BAI2 utiliza registros de longitud fija. Todos los registros de un archivo contienen campos delimitados según normas específicas. El archivo también debe cumplir las normas relativas a la terminación de un registro dentro de un archivo y a la introducción de ceros a la izquierda en los extractos del archivo, así como las normas relativas a los nombres de los campos y a la longitud del formato de datos.

¿Quién utiliza archivos BAI2?

Muchas empresas de los EE. UU. utilizan archivos BAI2 para importar sus extractos bancarios a sistemas ERP, de modo que los archivos se puedan utilizar para la conciliación de cuentas. La mayoría de los principales bancos globales de los EE. UU. y fuera de los estados admiten el formato BAI2, por lo que las empresas no estadounidenses que tengan cuentas en estos bancos también pueden utilizar BAI2 para la presentación de informes de saldos de gestión de efectivo y la conciliación de cuentas.

Sin embargo, el archivo BAI2 tiene una utilidad limitada para los bancos no globales y los bancos locales fuera de los EE. UU., por lo que las empresas que tienen cuentas en estos bancos generalmente no utilizan el formato BAI2.

Beneficios de los archivos BAI2

Todas las organizaciones necesitan conciliar sus cuentas bancarias y mantener actualizado el conocimiento de los saldos de efectivo. Sin embargo, los métodos de conciliación manual pueden consumir mucho tiempo y ser propensos a errores, especialmente si el volumen de transacciones (pagos, recibos, cuentas por cobrar, etc.) es alto. Las conciliaciones también pueden ser difíciles de realizar si los extractos bancarios no se proporcionan de manera oportuna o si hay problemas relacionados con saldos insuficientes o cheques sin fondos.

El archivo BAI2 permite a los equipos de contabilidad simplificar las conciliaciones. Proporciona toda la información necesaria en un formato estandarizado para facilitar su comprensión y uso. Además, el archivo puede ser leído por aplicaciones financieras, lo que permite conciliaciones automáticas. Una de las aplicaciones más comunes para el uso de archivos BAI2 implica la transmisión de datos de cheques devueltos por parte de un banco a un titular de cuenta, un evento que casi siempre desencadena una solicitud de conciliación bancaria. Las conciliaciones manuales pueden ser engorrosas en estas situaciones. Con el archivo BAI2, no es necesario realizar ese trabajo manual.

Otra ventaja de BAI2 es que la mayoría de los bancos de Estados Unidos han adoptado el formato, por lo que las empresas con sede en ese país tienen la flexibilidad de utilizarlo para sus necesidades de conciliación y gestión de efectivo. Además, las empresas pueden seguir utilizando el formato incluso si trasladan su cuenta comercial a otro banco.