Sistema de gestión de almacenes (SGA)

¿Qué es un sistema de gestión de almacenes?

Un sistema de gestión de almacenes (SGA), o WSM (warehouse management system), consiste en programas informáticos y procesos que permiten a las organizaciones controlar y administrar las operaciones de almacén desde el momento en que las mercancías o materiales entran en un almacén hasta que salen de él. Los almacenes se sitúan en el centro de las operaciones de fabricación y de la cadena de suministro porque contienen todo el material utilizado o producido en esos procesos, desde las materias primas hasta los productos acabados.

El propósito de un SGA es ayudar a garantizar que los bienes y materiales se mueven a través de los almacenes de la manera más eficiente y rentable. Un SGA se encarga de muchas funciones que permiten estos movimientos, como el seguimiento del inventario, la preparación de pedidos, la recepción y el almacenamiento.

Un SGA también proporciona visibilidad de los niveles de inventario de una organización, ayuda en la previsión, facilita el control de inventarios y avanza en las métricas de manipulación de materiales en cualquier momento y lugar, ya sea en una instalación o en tránsito.

Los gestores de almacén son los principales usuarios de un SGA, pero puede integrarse con la planificación de recursos empresariales (ERP), la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), los sistemas de gestión del transporte (TMS) y la gestión de inventarios. Alguien de ventas y marketing puede investigar el SGA y obtener estadísticas actuales sobre la rapidez con que se localizan, recogen y embalan los artículos vendidos, y luego consultar un TMS para averiguar cómo y cuándo se ha enviado el producto, y la fecha estimada de entrega. Todos estos datos pueden convertirse en informes de rendimiento.

¿Dónde encaja el SGA en la cadena de suministro?

La cadena de suministro (Figura 1) sólo puede funcionar con la rapidez, precisión y eficacia que permiten los procesos de almacén. Un SGA desempeña un papel vital en la optimización de la gestión de la cadena de suministro (SCM) al gestionar los procesos de cumplimiento de pedidos, desde la recepción de materias primas hasta el envío de productos acabados.

Si las materias primas no se reciben correctamente o las piezas se extravían, la cadena de suministro puede ralentizarse o interrumpirse. Los sistemas de gestión de almacenes son fundamentales para garantizar el buen funcionamiento de estos procesos, ya que permiten hacer un seguimiento del inventario y asegurarse de que las mercancías se almacenan y clasifican correctamente, y se envían y rastrean con precisión.

Como muestra la Figura 2, cada uno de los tres principales sistemas SCM tiene una función concreta en la gestión de pedidos y el intercambio de datos con los otros dos.

La función del SGA es agilizar la automatización del almacén ayudando a los usuarios a gestionar las tareas de cumplimiento, envío y recepción en el almacén o centro de distribución, como la recogida de mercancías de las estanterías para su envío o la colocación de las mercancías recibidas. Su función en el inventario es hacer un seguimiento de los datos de inventario procedentes de lectores de códigos de barras y etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID) y actualizar el módulo de gestión de inventario en el sistema ERP para garantizar que dispone de la información más reciente. Un enlace de integración sincroniza los datos de inventario almacenados en el sistema ERP y SGA.

El sistema ERP se encarga de la contabilidad y de la mayor parte de la facturación, la gestión de pedidos y la gestión de inventarios.

El SGA es donde se gestionan los procesos de envío y recepción. Es esencialmente un repositorio de información detallada sobre los transportistas, pero también es un sistema de comunicación basado en transacciones para planificar, ejecutar y realizar el seguimiento de los envíos.

A veces, un TMS se integra con un SGA para coordinar mejor las tareas logísticas de entrada y salida que se producen en la interfaz de los almacenes y los expedidores de mercancías. Tales tareas incluyen la paletización de mercancías, la programación de la mano de obra, la gestión de patios, la creación de cargas y el cross-docking.

Normalmente, los pedidos llegan automáticamente desde los sistemas ERP o de gestión de pedidos integrados con el TMS. El sistema ERP también emite la información del pedido que el TMS necesita para preparar y ejecutar los envíos. Además de datos básicos como el nombre y la dirección del cliente, los datos del sistema ERP también incluyen información detallada sobre los artículos para garantizar que se envían los productos correctos. El TMS devuelve los detalles del envío que el sistema ERP necesita para sus funciones de contabilidad y gestión de pedidos, como el número de seguimiento, el nombre del transportista y los costes. La información del envío también puede ir a un módulo para ayudar a actualizar a los clientes sobre el estado del pedido.

Tipos de sistemas de gestión de almacenes

Los SGA son de distintos tipos y métodos de implementación. El tipo suele depender del tamaño y la naturaleza de la organización. A continuación se enumeran cuatro tipos de SGA:

• Sistemas autónomos.
• Módulos de SGA en sistemas SCM.
• Módulos de SGA en sistemas ERP.
• SGA en la nube.

La complejidad de los SGA también puede variar mucho. Algunas organizaciones pequeñas pueden basarse en simples documentos impresos o archivos de hojas de cálculo, pero la mayoría de las organizaciones más grandes utilizan un complejo software de SGA.

¿Quién utiliza la tecnología de sistemas de gestión de almacenes?

Algunas configuraciones de SGA están diseñadas específicamente para el tamaño de la organización y muchos proveedores tienen versiones de productos de SGA que pueden adaptarse a diferentes tamaños de organización. Algunas organizaciones construyen su propio SGA desde cero, pero cada vez es más común implantar un SGA de un proveedor establecido, especialmente los proveedores en la nube.

Un SGA también puede diseñarse o configurarse para los requisitos específicos de la organización. Por ejemplo, un vendedor de comercio electrónico puede utilizar un SGA con funciones diferentes a las de un minorista tradicional. Un SGA también puede diseñarse o configurarse específicamente para los tipos de productos que vende la organización. Un minorista de artículos deportivos, por ejemplo, tendría requisitos diferentes a los de una cadena de supermercados.

Como se muestra en la Figura 3, los SGA desempeñan un papel fundamental en la SCM al garantizar un movimiento eficaz y rentable de mercancías y materiales a través de los almacenes. Un SGA gestiona las funciones que permiten estos movimientos, como el seguimiento de inventarios, la preparación de pedidos, la recepción y el almacenamiento.

Características de los sistemas de gestión de almacenes

Muchas de las características que se muestran en la Figura 2 son comunes a los productos de software de SGA. Se refieren a lo siguiente:

• Diseño del almacén. Permite a las empresas personalizar el flujo de trabajo y la lógica de picking para garantizar que el almacén está diseñado para optimizar la asignación y el movimiento de las existencias. El SGA establece una asignación de ubicaciones que maximiza el espacio de almacenamiento y tiene en cuenta las variaciones en el inventario estacional.
• Seguimiento del inventario. Incorpora sistemas avanzados de seguimiento e identificación automática y captura de datos (AIDC), incluidos escáneres RFID y de códigos de barras, para garantizar que las mercancías se puedan encontrar fácilmente cuando sea necesario moverlas.
• Recepción y almacenamiento. Facilita el almacenamiento y la recuperación del inventario, a menudo con tecnología pick-to-light o pick-to-voice para ayudar a los trabajadores del almacén a localizar las mercancías.
• Recogida y embalaje de mercancías. Esto incluye el picking por zonas, el picking por olas y el picking por lotes. Los operarios de almacén también pueden utilizar las funciones de zonificación de lotes e intercalación de tareas para guiar las tareas de picking y embalaje de la forma más eficaz.
• Envío. Esto permite al SGA enviar conocimientos de embarque antes del envío, generar listas de empaque y facturas para el envío, y enviar notificaciones anticipadas de envío a los destinatarios.
• Gestión de la mano de obra. Ayuda a los jefes de almacén a controlar el rendimiento de los trabajadores mediante indicadores clave de rendimiento (KPI) que señalan cuándo los trabajadores rinden por encima o por debajo de los estándares.
• Gestión de patios y muelles. Ayuda a los conductores de camiones que entran en un almacén a encontrar los muelles de carga adecuados. Un uso más complejo de la gestión de patios y muelles permite el cross-docking y otras funciones de la logística de entrada y salida.
• Informes. Ayuda a los gestores a analizar el rendimiento de las operaciones de almacén y a encontrar áreas de mejora.

Sistema de gestión de almacenes basado en la nube

Los SGA, junto con otros sistemas empresariales como los ERP, empezaron siendo sistemas que se ejecutaban en los servidores locales de una organización. Este modelo ha ido evolucionando hacia los SGA basados en la nube, que están floreciendo a medida que las organizaciones se dan cuenta de las ventajas de ejecutar los sistemas en la nube.

Con un SGA basado en la nube, el proveedor del SGA o un proveedor de servicios en la nube aloja y gestiona el software. Los proveedores de servicios gestionados (MSP) no basados en la nube también pueden dar soporte a los SGA. Esto libera al departamento de TI de la organización de la carga de instalar, gestionar y actualizar el sistema.

A las pequeñas y medianas empresas (PYMES) les gusta la facilidad de instalación y los menores costes que ofrecen los SGA basados en la nube. Las grandes empresas suelen implantar SGA locales porque necesitan sistemas muy personalizados que cumplan los requisitos de su sector específico y disponen de los recursos necesarios para gestionar los requisitos informáticos. Estos sistemas pueden admitir requisitos especializados, por ejemplo, una aplicación única a corto plazo, como el almacenamiento de productos químicos peligrosos, que un proveedor basado en la nube puede implantar rápidamente si es necesario.

Ventajas de los sistemas de gestión de almacenes basados en la nube

Entre las ventajas de un SGA basado en la nube se incluyen las siguientes:

• Implantación más rápida. La implantación de un SGA tradicional in situ suele llevar meses, mientras que la de un SGA en la nube puede completarse en semanas, dependiendo de la complejidad. Esto significa que las organizaciones tienen un camino más rápido hacia un ROI positivo y pueden aprovechar antes las capacidades del SGA en la nube, lo que supone una gran ventaja en la vertiginosa economía actual.
• Menos problemas de actualización. En el modelo de despliegue de software como servicio (SaaS) para SGA en la nube, los proveedores gestionan las actualizaciones y los cambios de configuración con actualizaciones y parches programados periódicamente. Disponer de la última versión del software y de los parches asociados significa que las organizaciones dedican un tiempo y unos recursos mínimos a la gestión de las actualizaciones.
• Costes más bajos. Los SGA basados en la nube cuestan menos porque no requieren hardware, instalación de software ni administradores de TI para gestionarlos. Las personalizaciones o modificaciones, que pueden ser costosas para los sistemas locales, son gestionadas por el proveedor con la aprobación del cliente. Las actualizaciones de los sistemas locales también pueden resultar caras si implican reinstalar y reconfigurar el software y actualizar el hardware.
• Escalabilidad. Los SGA basados en la nube pueden ampliarse rápidamente a medida que las organizaciones crecen y las cadenas de suministro se hacen más complejas. Son más flexibles y pueden reconfigurarse a medida que cambian las necesidades de la empresa o las condiciones del mercado.

Inconvenientes de un sistema de gestión de almacenes basado en la nube

Los inconvenientes de un SGA basado en la nube incluyen:

• Costes a largo plazo. Aunque los SGA basados en la nube suelen tener costes iniciales más bajos que los sistemas locales, el pago mensual o anual de las licencias puede resultar más caro a largo plazo. Las organizaciones también pueden incurrir en costes adicionales para implementar nuevos módulos o paquetes de soporte premium.
• Personalización. Los costes de personalización SaaS del software SGA pueden ser prohibitivos, lo que lo hace menos adecuado para las organizaciones que necesitan modificar el software para satisfacer sus procesos específicos o los requisitos de la industria.
• Actualizaciones y parches. Los SGA basados en la nube suelen actualizarse y parchearse con regularidad. Si bien esto garantiza que los sistemas estén siempre actualizados, puede requerir que los clientes cambien los procesos periódicamente para mantenerse al día con el nuevo software, y los usuarios pueden necesitar una nueva formación si los cambios son significativos.

Todos los principales proveedores de SGA (IBM, Microsoft, Oracle y SAP) ofrecen diversas opciones de implantación, incluidos los sistemas basados en la nube. Entre los proveedores de sistemas de gestión de almacenes que se basan principalmente en la nube o sólo en la nube se encuentran Fishbowl, HighJump y SnapFulfil.

Beneficios del sistema de gestión de almacenes

Aunque la implantación y el funcionamiento de un SGA son complejos y costosos, las organizaciones obtienen numerosas ventajas que pueden justificar la complejidad y los costes.

La implantación de un SGA puede ayudar a una organización a reducir los costes de mano de obra, mejorar la precisión del inventario, aumentar la flexibilidad y la capacidad de respuesta, disminuir los errores en la recogida y el envío de mercancías y mejorar el servicio al cliente. Los SGA modernos funcionan con datos en tiempo real, lo que permite a la organización gestionar la información más actualizada sobre actividades como pedidos, envíos, recepciones y cualquier movimiento de mercancías.

SGA e IoT

Los dispositivos conectados y los productos y materiales conectados de forma inalámbrica ayudan a las organizaciones a garantizar que pueden producir y enviar la cantidad correcta de mercancías, al precio correcto, al lugar correcto y en el momento correcto. El Internet de las cosas (IoT) ha abaratado y generalizado todas estas capacidades.

Los datos de IoT pueden integrarse en un SGA para ayudar a gestionar el enrutamiento de los productos desde el punto de recogida hasta el punto final. La integración ayuda a las organizaciones a desarrollar cadenas de suministro basadas en la extracción, en lugar de la inserción. La demanda de los clientes impulsa las cadenas de suministro basadas en la extracción, lo que puede ayudar a la organización a ser más flexible y receptiva. Las proyecciones de demanda a largo plazo impulsan los sistemas basados ​​en la inserción.

SGA e inteligencia artificial

Una revisión de las ofertas actuales de SGA (y ERP y TMS) muestra un aumento de la funcionalidad de la inteligencia artificial (IA). Esta tecnología especializada puede mejorar enormemente el rendimiento de las funciones descritas en las secciones anteriores. La IA puede beneficiar a los gerentes de almacén al recopilar datos de otros sistemas, como un CRM o un sistema de procesamiento de pedidos, encontrar dónde se encuentran los productos requeridos, brindar detalles de ubicación para los recolectores de piezas, rastrear el proceso de empaque y vincularse con un TMS para identificar los arreglos de envío adecuados.

Además de apoyar las funciones del almacén, la IA también puede preparar informes que analicen cómo está configurado el almacén, recomendar nuevas ubicaciones para productos seleccionados con frecuencia, examinar cuánto tiempo se almacenan los productos antes de su envío e incluso proporcionar informes de rendimiento y eficiencia sobre el personal del almacén.

Al evaluar los SGA con elementos de IA, averigüe qué funciones de IA están disponibles, qué pueden hacer y hasta qué punto deben “aprender” los requisitos específicos del usuario antes de implantarse. Se están añadiendo a los productos SGA características de IA generativa, como funciones similares a ChatGPT, para la redacción de informes y otras actividades de contenido.

Los usuarios deben revisar periódicamente sus necesidades para identificar oportunidades en las que la IA puede aportar valor añadido.

Principales proveedores de sistemas de gestión de almacenes

Varios grandes proveedores de software empresarial venden sistemas de gestión de almacenes como productos independientes o como módulos de paquetes completos de ERP. Entre ellos se encuentran los siguientes:

• IBM.
• Microsoft.
• Oracle.
• SAP.

Hay otros proveedores de SGA destacados que se centran en sectores o tamaños de empresa específicos, como las pymes, entre los que se incluyen los siguientes:

• Aptean.
• ASCTrac.
• Blue Yonder.
• Click Reply.
• Epicor.
• Fishbowl.
• HighJump.
• Infor.
• Manhattan Associates.
• Sage.
• SnapFulfil.
• Softeon.
• Tecsys.