¿Qué es la presupuestación, planificación y previsión (PP&P)?
La presupuestación, planificación y previsión (PP&P) es un proceso de planificación estratégica de tres pasos para determinar y detallar los objetivos financieros a corto y largo plazo de una organización. El proceso suele estar a cargo del departamento de finanzas de la organización bajo la dirección del director financiero.
Estos son los tres pasos involucrados en PP&P:
- La planificación describe la dirección financiera de la empresa y crea un modelo de expectativas para los próximos tres a cinco años. La planificación suele ser el primer paso para la creación de una empresa.
- La presupuestación documenta cómo se ejecutará el plan general mes a mes. Por lo general, incluye estimaciones de ingresos y gastos, así como el flujo de efectivo esperado y la reducción de la deuda. Las empresas suelen establecer sus presupuestos al comienzo de un año calendario o fiscal y dejan margen para realizar ajustes a medida que los ingresos aumentan o disminuyen. Los presupuestos se comparan con los estados financieros reales para calcular las variaciones o errores entre ambos.
- La previsión utiliza datos históricos acumulados y las condiciones del mercado para predecir los resultados financieros de los próximos meses o años. Las previsiones, que tienen como objetivo ayudar a los equipos de gestión a anticipar los resultados basándose en información pasada, se pueden ajustar a medida que se dispone de nueva información. A diferencia de la presupuestación, la previsión financiera no analiza la variación entre las previsiones y el rendimiento real.
Una estrategia PP&P adecuada beneficia a las organizaciones al producir ventajas competitivas, como informes y análisis financieros más precisos, un mayor crecimiento general de los ingresos y un mayor valor predictivo.
Mejores prácticas de PP&P
Dado que los procesos PP&P eficaces aportan a las organizaciones una variedad de beneficios, se deben implementar mejores prácticas como las siguientes:
- Hacer que el proceso PP&P sea holístico, teniendo en cuenta cualquier correlación entre toda la información financiera, como estados financieros, balances e indicadores clave de rendimiento.
- Reducir la mano de obra necesaria mediante el uso de herramientas que automaticen los procesos de PP&P. Los procesos manuales no son óptimos para el crecimiento ni para las condiciones dinámicas del mercado.
- Hacer de PP&P una prioridad máxima de la gestión, ya que el crecimiento de la empresa depende de un modelo financiero confiable.
- Mantener una clara rendición de cuentas y propiedad sobre los componentes de PP&P.
- Acordar decisiones coherentes y claras en torno a la estrategia, las expectativas, los objetivos y la visión de la empresa.
- Crear un pronóstico que sea flexible y continuo para imitar los ciclos comerciales reales. Esto incluye realizar discusiones y actualizaciones de planificación de rutina.
Software y herramientas
El software de presupuestación, planificación y previsión — que se puede adquirir por separado o como parte de un sistema integrado de gestión del rendimiento corporativo — consolida y centraliza la información financiera de una empresa y automatiza los procesos de presupuestación. Además, el software de planificación, planificación y previsión documenta cómo se seguirá el plan general mes a mes, especifica los gastos y proporciona coherencia en los informes.
El software de PP&P ayuda a los gerentes financieros a elaborar presupuestos más precisos y realizar análisis de escenarios hipotéticos. Las predicciones hipotéticas son uno de los análisis más esenciales que pueden realizar los gerentes de TI, operaciones, logística y negocios, ya que el éxito de la empresa depende de poder adivinar con precisión lo que sucederá mañana.